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2018年Level 3 IAPCO EDGE Seminar 資深進修專業課程心得報告 Part Two



2018年Level 3 IAPCO EDGE Seminar
資深進修專業課程心得報告

 

  

服務機關:威立顧問股份有限公司

姓名職稱:何姿瑩 專案主任

 

Part Two


一、課程摘要

(一)影響會議產業之趨勢

本課程由PCMA講師Michelle Crowley講授,與大家探討各種因素影響未來會展產業的趨勢走向。首要提到的是近年全球受到氣候變遷影響,天然災害於世界各地頻傳,選擇會議舉辦的目的地時則首當其衝,將受到相當程度的決策影響。

另一重要影響關鍵則是產業競爭力及獨特專才,我們應思考如何在泛泛之中脫穎而出,具備多元的認知與溝通能力,有效率的提出解決方案,同時擁有高接受度的情緒智商等,都是當下與未來人人需要學習的必備條件。

講師Michelle更論述近年來,主辦單位籌辦會議時,無論是企業或協會型的活動,經常考慮到與會者的會外休閒時間,包含城市觀光、戶外旅遊,或是體驗之旅等,漸漸成為活動規劃時的重點之一,讓與會者不僅達成參加會議的主要目的,同時也藉此機會認識新的目的地。

最後則提出當下最為大眾討論的創新科技,舉凡3D列印技術、不可或缺的網際網路、AI人工智慧、語言翻譯科技,以及個資保護等,均影響了會議的籌辦與舉行方式,值得令人思考未來PCO的因應之道為何。

 

(二)客戶如何選擇目的地及供應商?

本場次講題係由IAPCO講師Mathias將Jan共同教授,以各種身份(PCO公司、CVB會議局、場館或是贊助銷售)思考與客戶相對的角色扮演與價值定位,並了解其中的相互關係。除此之外,也討論了客戶在籌辦會議時,難以抉擇的重要因素為何;PCO又如何針對RFP(request for proposal)資訊提出新穎出眾的企劃案?

講師Mathias提出一套基本卻也實用的不二法則:首先透過RFP了解客戶的需求,藉此提出活動企劃案,同時預測競爭者與自己相同與相異之處,近而分析並加強自己獨特的企劃亮點,並事先做足萬全準備,以因應評審委員的提問,爭取客戶的目光與印象。

 

(三)協會型與企業型的會議市場

講師Michelle Crowley在美國專業會議管理協會(PCMA)擔任資深國際策略總監,在本次課程講授協會型與企業型的會議市場走向與變遷。Michelle提到出幾項維持企業型會議市場所需注意的重點,其中包含協會舉辦會議的主要目的為何?如增進會員之間的交流互動、教育推廣、新會員成長、增加協會收入等。

 

(四)設計全面性的會議

每當爭取會議舉辦時,往往直接針對RFP的需求內容進行規劃與設計,卻不小心陷入經常性的一貫作業而無法彰顯會議本身存在的意義與目的。在這堂課題中,講師Mathias表示,從未來活動舉辦現況及結束後的成果開始想像,可幫助我們在籌創階段的時候即可了解會議舉辦動機,並設定指標性的預期效益與目標。試想對於目的地、專家學者、供應商及協會本身而言,現階段以及長遠的影響為何?希望透過會議舉辦達到何種成效?與會者參加會議的主要目的及原因為何?訂定目標後又如何將其落實?等等關鍵元素都十分值得提出討論,進而創造出一場令人印象深刻的會議。

 

經過研析評估階段之後,則需要透過有效的行銷計畫,讓活動得到最大的曝光,得以讓目標群眾接受有興趣的資訊,提升註冊報名人數並且挹注會議的收入來源。因此建立會議品牌形象及行銷策略相當重要,是影響會議成功與否的關鍵要素之一。現今五花八門的行銷方式與各種管道,相較之下,講師認為從歷年擁有與會經驗者所留下的評論或稱讚最具公信力與影響力,往往成為促成會議規模成長的催化劑,也是另類的行銷方式之一。

 

(五)PCO的商業模式與演變

在受到全球化影響且資訊爆炸的時代下,會議產業和PCO的商業模式也隨之受到牽動與變化。舉凡會議類型的多元性、新興科技的應用、會議講題的設定等種種面向,都是需要周詳思考並提出因應策略規劃,舊有的不二法門已經無法適用在所有地方。並且在工作執行方面更講求3E(Expertise, Experience, Efficiency)即為具備專業、經驗與做事效率三項能力。

面臨多方面的策略與規劃時,講師Mathias建議學員們可點出與WHY、WHAT、HOW相關的關鍵元素,進而延伸會議基礎的架構。講師Jan另提出幾項外力影響因素,如線上學習的方式使我們必須重新思考實體會議的重要性及主要目的;合作夥伴競爭力的提高;新的目標聽眾擁有不同的需求;新的科技應用重新定義了人與人之間的溝方式;side events融入休閒活動;以及永續性的會議規劃等事物,也間接關係到工作執行的架構與人員組織,進而使工作順利運作,提升PCO的價值。

 

(六)建立專業團隊

最後一個課程,係由講師Michelle 講述文化與團隊管理。

透過說故事的方式,可了解每個人關注的事物以及對於各種事物的理解程度和接受度的範圍何在。講師引用作者Erin Meyer著作的書籍“the Culture Map",說明來自不同文化的人在許多層面都能彰顯出其文化差異之處。如亞洲人在表達意見時,較常以委婉的語表達意見,避免與對方產生對立關係;其他人則可能正面表達反對想法,無論是否會造成僵局產生。又或是各國文化對於時間的觀念與講究等,引導出文化影響工作團隊的重要性與包容性。

另透過作者Liz Wiseman的著作"multipliers",指引我們如何進而建立有效率且投入工作的團隊,將各自擁有的專業技能發揮到最大化、鼓勵團隊成員大膽提出新的想法並接納各種回饋、處處製造成功機會等,說明了一加一大於二的概念與巧思,啟發未來團隊互動的運作模式。

 

 

二、 感想與建議

(一)、 心得與建議

籌辦一場會議,無論是國內小型會議或國際大型會議,周邊所囊括的相關產業及專業領域均包羅萬象,專業會議籌辦人員在與協會組織合作時,需要深入了解自己的角色扮演及定位;試著以協會的角度思考會議舉辦的目的及目標;如何給予有建設性的專業規劃與策略建議等,均是專業會議經理人應該思考的重要議題。

本次國際專業會議組織者協會(IAPCO)在台北舉辦IAPCO EDGE Seminar資深專業課程,除了提供給學員們許多管理層面的思考課題,也分享了近年全球會議產業的趨勢走向及關注意題。如講師現任IAPCO會長Mathias Posch提到,今年五月份即將上路的歐盟個資法(GDPR)。依照GDPR規定,凡是蒐集歐盟公民個人資訊的企業,縱然公司非設立於歐盟境內,仍可能受到GDPR的管轄。舉辦會議時,經常蒐集報名資料,與會者來自世界各地且包含歐洲國家,因此講師提醒大家未來執行會議時是否將受到歐盟個資法的影響,以避免施行後的違法風險。

來自美國專業會議管理協會(PCMA)的講師Michelle Crowley則分享了會議產業的商業模式與團隊管理。學習協會組織的成長趨勢,並在逐漸商業化導向的經營模式下,如何尋求新的願景並與相關產業建立良好的合作關係與互動;專業PCO如何在這樣的情況下增加自我價值,同時又為協會提升預期成效與回饋;雙方合作時,應建立有效率且投入參與的專業團隊,並強調文化智慧(CQ)的重要性,以創造更融洽且順利的合作關係。

本次來台授課的三位講師,均於業界擁有相當豐富的工作經驗。IAPCO的前任會長Jan Tonkin在課程中引導學員們思考如何設計一場全面性的會議,將日新月異的科技工具融入創新的會議設計;將預算控管、安全風險管理等列入考量;設定策略並考慮會議帶給目的地的長遠影響和未來機會;如何規劃行銷策略以提升更多的未來商機等策略層面的課題。讓學員們透過小組團隊共同腦力激盪,在短時間討論出新穎創意的想法與建議,也促成大家熱烈的迴響與回饋。

在為期三天的課程中,透過專業講師的深入指導與經驗分享,同時也與其他國家的學員互動交流,激發了每個人的獨特思維與多方思考。建議本課程未來均能定期在國內舉辦,使更多過內的專業PCO接觸最新國際會展趨勢、增廣見聞,並期盼未來在工作方面,能擁有更多創新發展與多元的管理策略,同時吸引海外與會者的參與,間接獲得台北城市行銷的宣傳效益,讓更多的國際會議能來到臺灣舉辦!

 

 

(二)、獲得效益

 

l  參與國際專業會議組織所舉辦的專業進修課程,了解全球會議產業的最新趨勢與未來方面。

l  透過課程深入研討各面向的專業知識,學習創新的會議設計與團隊管理,比較現今與未來會議產業商業模式的走向,進而帶入國內會展產業的新脈動。

l  藉由國際課程的參與,與國內外專業人士共同研習與案例分享,進而建立國際網絡機會。

l  與海外學員交流互動,推廣台灣會展產業,進而創造未來開發國際案源的機會,吸引更多國際組織選擇台灣成為目的地,邀請將各式國際會議活動來台舉辦。

 

 

三、 活動照片

 

照片一、上課實景

 


照片二、頒發研習證書

 

照片三、全體學員與講師合影



四、學員名單