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2017年國際展覽暨活動協會(IAEE)年會與會心得報告



2017年國際展覽暨活動協會(IAEE)年會與會心得報告

 

姓名:李良英

 

參加目的:

進入會展業很難再接觸到較高階的會展課程尤其是會展管理方面的部分。今年因為接觸CEM的課程後很嚮往能有機會參加國際活動親自去體驗國外的專業展,參考國外的展場及跟台灣專業展有哪些的差異。藉由國際經驗來思考台灣會展要如何改善以為未來亞洲會展的興盛做準備及如何鼓勵年輕的一代走入國際會展的專業領域

 

IAEE 2017年會暨展覽會為與會者提供了進一步發展會展聯繫的完美平台

 

一、主辦單位及年會活動簡介

 

主辦單位IAEE, International Association of Exhibitions and Events

IAEE成立於1928年,總部設於美國達拉斯是目前全球最大的展覽和活動的組織,擁有的會員以美洲及亞洲為主包括企業及個人,會員最主要包括會展主辦,參展商和展覽供應商。全球有超過2萬個會展活動是IAEE的會員主辦,IAEE倡導並推動面對面展覽和活動作為主要業務發展和成長的首要媒介。 IAEE 為會員提供諸如領導力、服務、人際關係及教育訓練等高品質服務也提供創新,即時,客製化的教育訓練給予會員及會展產業。超過半數以上的IAEE會員是直接參與會展的策劃和管理。其餘的成員包括提供會展業產品和服務的人。IAEE的策略聯盟夥伴包括有:4imprint, a2z, Inc., BearCom, Buttine Exhibition Insurance, Convention News Television (CNTV), Delta Airlines, Mexico Tourism Board, New Orleans Morial Convention Center, New Orleans Convention & Visitors Bureau, Orange County Convention Center, Streampoint Solutions and Synchronicities.

本次年會活動結合展覽(Expo! Expo!)、會議及論壇、交流活動、教育講座及12/1提供部分CEM課程

IAEE年會暨展覽會於2017年11月28日至30日在德州聖安東尼奧(San Antonio)舉行。 此次活動吸引了代表21個國家的2000多名與會者前往Henry B. Gonzalez會議中心。Expo!Expo!會展場內有274家參展商,展位面積超過39,000平方英尺

IAEE年會於11月28日星期二由開幕式和CEM的表揚, 公布今年的252名CEM加入了全球2,600多名CEM學員的隊伍中拉開序幕再由精彩的Keynote結束. 開幕酒會於晚上在美麗的聖安東尼奧河岸兩旁舉行。此年會活動中並為Boysville舉辦了慈善募款籌集了15,000美元。11月30日在Annual Networking Luncheon and Awards Presentation後並在當天下午Closing Event後結束整個活動

 

課程及交流活動

幾個特殊課程Women’s Leadership是在亞洲少見的課程之一。 Asia Exhibition Roundtable 是針對亞洲特別安排的會議。在會中台灣,泰國,新加坡,中國皆有介紹各國的主要活動,在此會議中有提到未來需要考慮如何栽培新人,培養接班人的議題。 另外在、International Reception與Opening Reception、Expo!Expo! Luncheon, IAEE Annual Networking Luncheon and Awards Presentation等活動,都提供了與會者及會員們彼此交流、拓展人脈,創造商機的機會。 很特別的是IAEE也有為青年專業人員及學生安排會議及參觀活動。

 

展覽:

為期兩天的展覽,展場上除了參加的展商攤位外另外設有Pit Stop Session提供了每節10-15分的主題教育(例如:媒體安排)針對重點但不需要長時間,安排專題的演講並設立了提供全天候的茶飲及點心交流區域。展場另有Tech Star Up Competition多家的新創公司在短短的五分鐘左右介紹公司的服務產品. 這些新創公司也同時在展場參展提供與會者更多的資訊。另外很特別的是在展場也有幾個城市代表例如:Houston, Las Vegas, Boston, Miami等及飯店(例如: Hilton) 和餐飲業(例如:酒商)來參展。 274家展商中除了上述的部分還有會展周邊產業如軟硬體系統商、設備廠商、設計公司、廣告促銷,行銷及財務管理公司,運輸及保險公司等共分74類。

 

講座:

在會議教室內有提供不同的講座課程,包含策略規劃、行銷;參加者除了可以在短時間接收到最新濃縮的資訊外還可與演講者交換意見藉此增加與業界專家交流的機會。

   

二、學習心得與經驗

 

此次參加IAEE的年會是非常寶貴的經驗。短短的三天行程很充實雖然無法參加每個課程但是卻感受到主辦的用心。不論是交流活動或是會議課程安排及場館的導覽等等都安排的非常精彩不會讓人覺得疲憊。

主辦單位從展前的電子郵件通知及聯繫一直到最後的結束,運用科技做得非常完整,並在與會者到達飯店即立刻感受到貴賓似的歡迎。

 

在展前發通知下載APP, 讓與會者透過APP可以隨時查詢所需的資料。

從APP當中可以掌握要參加的行程,APP也會提醒即將到的行程並可以先查看有關講師及課程內容。

 

從APP可以找到需要的廠商類別並先查看展商的基本資料及服務項目。在展商攤位時還可以透過APP去做筆記。這個科技服務讓與會者可以在事先搜尋自己的需求並可以得知攤位號碼及位置。對於參觀者來說非常的方便也節省現場服務人力的需求。

 

未來在台灣的專業展期間,主辦可以嘗試運用科技軟體提供更快速的服務並與各大飯店討論,讓入住的每個國外買主也能感受到VIP級的禮遇。

   

飯店大廳迎賓的布條

 

  

飯店電視螢幕迎賓

 

 

飯店的迎賓禮

 

  

APP 提醒行程

 

 


結束時透過APP感謝

 

  


展商分類

 

 


展商簡介及攤位號碼

 

 


參訪攤位時可運用APP做筆記

 

  


講師名單

 

 


講師介紹

 

 

 

*城市與廣告行銷

主辦單位在舉辦展覽外並同時做了很多的城市行銷。這個做法非常值得學習因為一個成功的展覽活動絕對會帶動城市的經濟發展。各個城市也可以利用國際專業展來推銷城市。台灣有很多的觀光區也可以利用城市行銷手法來推廣。除了展場推廣外,也可以提供不同優惠吸引國外買主能多留一些時間去探訪。

 

開幕時螢幕上放映的是德州有名的名勝古蹟The Alamo

 

 

 

San Antonio三百年

 

 


行銷明年的會展城市

 

 

 

IAEE的廣告行銷做得令人欽佩! 不論是在APP上面有不同的廣告隨時在更換並在任何一個角落都可以看到贊助商或是廣告行銷。行銷增加收入,也因此能夠有更多的資源將展覽做得更好。


自助登入區的電腦螢幕上也可以行銷

 

 

大廳的大型電子看板每隔一段時間畫面改變,放置不同的照片或廣告

 

 

走道上的廣告行銷

 

  

牆上也可以做行銷廣告

 

 

 

貼心服務

主辦單位除了現場有安排茶點外並提供了臨時充電的需求服務

這座充電站可以利用密碼設定,安心地將手機放入格子裡充電。

上面的燈箱還可以做廣告行銷增加收入。

 

 

這是可攜式的充電盒,把手機套入盒子如同手機套即可充電

 



此次在會場有看到台灣少見的Beacon Technology, 主辦單位可利用此科技可以觀察到買主聚集的區域,展商可以利用此科技將Stamp 如同印章蓋在手機上立刻透過雲端的下載收集到買主的資料以便會後隨時聯繫追蹤提升交易。現場也可利用此科技秒印入場證, 買主只要下載APP,透過APP註冊登入系統取代傳統的電腦註冊。

 

 



人潮聚集區

 

 

 

 

此次主辦的宣傳及贊助商效果非常明顯,幾乎是走到哪看到哪。會場上不論是硬體或是工作人員都表現得可圈可點,讓與會者可以感受到主辦的用心。

除了參加會展外,主辦還安排參觀展覽中心的設施。整個年會及會展如同是一個特殊的旅程讓與會者在看完展覽還能了解整個會議中心的營運程序增加了對會場的深刻印象,相當的用心值得學習。特別是在會場上同時舉辦了慈善捐款,協助當地一個為需要幫助照顧的兒童提供教育及住所的組織募款。 IAEE的愛心讓人感動。

 

 

 

*國際盛會參與經驗

此次的參與讓我感受到主辦把整個活動如同節目班表一樣處理成一個Party,如同嘉年華。現場的布置,工作人員的熱情(不論是否能回答我的問題)都讓人讚嘆。所有的活動跟會議課程每個環節都環環相扣所有的細節也都處理很好,非常令人欽佩及讚賞。會展工作中人與人的熱度非常重要,在這次的活動中我完全感受到。只要花多幾秒找個東西就會馬上有人過來詢問是否需要協助。工作人員把與會者當成VIP,無論遇到任何人任何事都是笑臉相對。整個活動從入飯店到結束包括食物的安排,每個細節都到位皆呈現完美,讓人讚嘆不已。

 

IAEE的課程活動安排不論是場地或是講師甚至是活動中的靈魂人物都令人讚嘆

開幕活動的小丑人物與參與者的互動,結束的活動中有著像花仙子的人物利用服飾的設計提供香檳等等,都表現出主辦的國際專業及巧思。

 

 



三、感想及建議

此次年會見識到了國際級的專業。不論是硬或軟實力都看到了品質與價值。不論是參展商或是與會者皆有一定的素質。台灣的會展業還有進步空間。我們可以再加強城市及國家的行銷以提升經濟。西方國家已經慢慢地往亞洲地區會展移動,為了要迎接亞洲會展時代的來臨,我們必須要開始嚴格考慮品質及未來的培訓。經濟部與貿協開設了很多會展的課程,也提供了很多證照課程,但是在會展業有多少業者會投資在人員訓練呢? 在IAEE的年會現場包括展商們有很多都是具有CEM或其他證照。在台灣除了貿協外,其他公司有多少的員工具有國際級證照?

在CEM課程中有提到如何慎選廠商,其中提到品質! 在台灣大多是以價格取勝。未來如果所有的主辦在評估廠商時能將證照加入採購評估的項目中,相信這將會讓會展業的資方開始注重員工的專業證照,也會願意考慮提供預算在教育訓練中。如此將會提升會展產業的素質。未來台灣在整個產業的質提升後才會有優勢,也才會產生價值。

 

在亞洲展覽會議中提到要規劃未來接班人的訓練。在台灣我們有會展系但是會展系的學生一般語言能力都有待加強。要如何提升我們的會展人員除了專業知識外還需要加強語言的訓練。如何讓會展系的學生順利進入會展業並具有語言能力將會是在大學中一個挑戰,未來是否要建議大專院校將語言納入會展學程將會是培訓中一個必要的過程。目前大多會展從業人員並非科班出生,也許未來也可以建議將會展科系列入應外系的選修課程中;除了提供會展實習外也可以針對會展科系同學有語言傑出表現者提供獎學金。

IAEE年會的成功絕對不是個人產生,所有的參展商,協辦廠商,工作人員及飯店的接待人員都是功臣。從所有人的表現即可看出美國會展業的品質要求。我相信台灣可以做到! 我們需要把相關產業做整合,例如IAEE此次將飯店即觀光等產業做了非常好的整合值得我們學習。藉由與國際交流,讓我們開始把國外好的部分引進到台灣,不論是科技的提升,展場空間及活動的設計及如何讓買家能有彼此的交流機會,邀請更多的專業人士來台灣參與等等…最後我們還是要努力回歸到我們人員素質的問題。 希望藉由貿協引進的國際認證課程並且由貿協領先優先雇用有聘僱專業證照人員的廠商,使會展業從業人員及業者注重專業證照,從而提升會展人員及廠商的整體產業素質以創造台灣能在亞洲會展有一席之地。