E化學院

7th International Summer University For Trade Fair Management(2)



(十) (ICS Convention Design, Inc.)—第三事業部(Sales Department 3)次長 (Senior Sales Manager)  長谷川  裕久(Hirohisa Hasegawa)

 

ICS Convention Design, Inc.是位於東京、隸屬於 JTB 集團(以旅遊為主要業務) 旗下的會展公司,舉凡會展的各種業務,會議、展覽、活動,甚至員工訓練與考 試無所不包,提供一站到底、從規劃到執行的專業服務,因此每年舉辦的海內外 活動超過 20,000 場。

 

ICS Convention Design, Inc.自許為國際溝通專家(international communications specialist),因此在會展活動提供的服務主要是以技術為主。通訊科技的先進是該 公司最重要的賣點,透過資訊科技媒合,使得該公司的商業活動有令人滿意的成交率。

 

3.長谷川 裕久先生擔任第三事業部次長,在與筆者的交談中,他對於 Line、 WhatsApp、Facebook 等社交媒體對年輕世代的影響力與普及率深感興趣,他認 為這可以啟發他日後在設計活動上及擬定行銷與宣傳策略上,值得找到的努力方向。

 

 

 

透過以上跟會展各領域業者的交流,令筆者折服的是,不論是主辦展覽、提供會展支援服務,或是展館提供者,對使用科技為會展服務都已經到了熟能生巧的地步,而科技還能為會展提供什麼新的服務項目,這群經驗豐富、素質優秀的 菁英還在持續努力開發中。

 

 

 

三、展館考察

 

本期三天研習課程於科隆展館(Koeln Messe)進行,地主理當安排參觀活動, 6 月 25 日下午 4 點由展館公關 Mr. Marcus Vogel 負責導覽解說。筆者在行前曾準 備若干問題準備向科隆展館提問,也將問題寄給該公司台灣辦事處同仁代轉達, 固然迫於時間緊湊,未能在行前對方確認首肯,但筆者再次於導時提出,則現場獲得整體性的答覆。

 

 

 

以下是筆者請教科隆展館(公司)的問題:

 

(一)場館管理部份:

 

1.展覽館總館面積有多大?年平均使用範圍比率(capacity)有多少?展館空檔期 一年有多少天? 空檔期集中在哪幾個月或那個季節? 2.展館用於展覽的使用率有多少? 除展覽以外,其他活動占展館使用率如何?

 

3.展館設施的維護與更新,大約多久一次? 約在什麼時候(月份或季節)?

 

4.淡季時常態性、編制內的員工有多少人? 旺季時增加臨時人力可達到多少人? 志工或義工占活動所需人力的比例有多少?

 

 

 

(二)現有展覽部分: 1.科隆展覽公司展覽皆是商業性質(B2B、B2C)嗎?有無非商業性質的展覽?政府補助型展覽多不多?

 

2.哪些展覽規模最大、交易額最高、具最大商業利益?

 

3.現有哪些展覽具長年歷史? 現今最久的展覽歷史是幾年?

 

4.對於現有展覽,行銷重點著重於哪方面的努力?

 

 

 

(三)新展開發部分:

 

1.未來有哪些新業種展覽的開發計畫?

 

2.公司內部有市場開發的專責研究部門嗎?

 

3.開發新展的考慮重點是甚麼?

 

4.有多少人力投入市場開發?

 

 

 

Marcus Vogel 綜合答覆如下:

 

(一)科隆展館是世界第五大展館,成立於 1924 年,第一場展覽也是在 1924 年舉 辦,迄今超過 90 年。1927 年國際汽車展(International Auto Show, IAA)是開創新 展的開始,展館一年舉辦 80 多場展會、產業多達 25 項(涵蓋藝術、食品、食品 科技、工具、機械、室內裝潢設計、居家園藝設計、健康休閒產業、兒童青少年教育、節能與環境保護、數位科技與娛樂等),皆是商業性質,沒有非商業性質 的展覽,政府沒有補助辦展,因為公司本身就有官股,展館雖是展覽公司經營, 也是具有公營性質。

 

 

 

(二)科隆展館目前共有 11 廳,總面積達 284,000 m²,戶外有 100,000 m²接連並開放的空間,可供彈性使用。部分老舊展廳(如第二廳)都有 60-70 年歷史,裝備不夠現代化,有些展廳甚至無停車場規劃,功能不敷使用,因此目前有計劃逐步更 新汰舊。「科隆展館 3.0 計畫」(Koelnmesse 3.0)內容即是使展館設備更符合現代 活動所需、功能更具彈性、強化當地經濟效益(包括廣建飯店、餐廳、購物中心、 零售商店、交通運輸及會展相關支援服務等),預計在 2020 年前投入 2.4 億歐元、2030 年前總投資達 6 億歐元的展館投資計畫。此計畫實現之日,科隆展館在舉 辦會議、展覽、活動的專業形象將更能大幅提升,持續擴大在國際的影響力。

 

 

 

(三)每次展會規模、屬性不一,因此所需志工人數也非常態,但主要臨時人力與 志工來源為學校與社區民眾。因此在人才培育方面,除了與科隆大學有密切的產學合作外,目前政府計畫從在學時期擴大青年參與及認識會展的重要性,培養優 秀潛質的菁英,因應未來廣大的會展人力需求。

 

 

 

(四)未來的展望,除了現有展覽的業務積極向海外延伸,在海外辦展、服務產業 就近參展外,新展開發方面,考慮加強與國外知名展覽公司合作。目前已合作的海外地區,包括美洲地區:紐約、華府、舊金山、奧斯丁(美國德州)、里約、聖 保羅、庫里提巴(Curitiba,位於巴西南部,交通便捷,第二大汽車製造重鎮);亞 洲地區:上海、北京、廣州、順德(廣東佛山市)、澳門、東京、神戶、新加坡、孟買、科因巴托(Coimbatore,位於印度南部主要的工業城市,以紡織、工程、汽 車零件製造等工業聞名)、曼谷、伊斯坦堡、杜拜,及其他地區有莫斯科、雪梨 等地,Vogel 表示未來最受矚目、最具潛力的區域還是亞太。

 

 

 

在了解科隆展館的偉大願景之後,筆者未聽到該館的會展活動如何環保、綠 化,諸如:推動 ISO 20121、碳排放、碳足跡的偵測與實施等工作,故詢問科隆展館有關這方面的努力。Vogel 僅含糊表示展館會注意到這些問題,但當筆者告 訴對方台灣的展館(特別是南港展館)已經作到以數位化監測,顯示碳排放量、限 定館內人數的功能,不再仰仗大批保全、警衛的人力監看管控,讓他驚艷不已,直呼台灣展覽專業程度令人欣羨,想安排機會來南港展館考察。

 

 

 

四、學校參訪

 

本次研習活動結束之後,筆者與幾位學界同學預約於 6 月 29 日拜訪負責籌 畫此研習活動之科隆大學會展科系教師,以學習德國如何培訓會展人才的經驗。

 

 

 

筆者事先提供以下問題給受訪者參考:

 

 

 

(一)會展人才培訓

 

1. Department of Marketing and Brand Management, Institute of Trade Fair Management 主要在培養哪方面的人才? 2.除了行銷人才的養成之外,有培訓技術與後勤支援(物流)的人力嗎?

 

 

 

(二)課程涵蓋範圍

 

1.課程範圍涵蓋會議、展覽、獎勵旅遊、活動四大領域嗎?

 

2.這四個領域之中,哪些是最核心的能力?

 

 

 

(三)實習制度推動

 

1.如何建立與實習企業信任與合作關係。

 

2.對提供實習機會的企業校方有無回饋作法。

 

 

 

(四)學習效能評估

 

1.如何評估學生學習效能,哪些指標能力?

 

2.對於早期發現人格特質不適合會展產業屬性的學生,有無轉介、輔導的作法。

 

 

 

(五)學校口碑形象

 

1.貴系培訓出來的畢業生就業情況如何?

 

2.市場上企業對貴系學生的評價如何(學校形象) ?

 

 

 

(六)未來發展方向

 

1.未來貴系有無更前瞻性的會展人才培育計畫?

 

2.如何評估該未來計畫推動的可行性。

 

 

 

受訪者為 Mr. Michael Schulz, Research and Teaching Assistant,他綜合上述問 題作出以下回答:

 

 

 

(一)科隆大學會展科系(Institute of Trade Fair Management, University of Cologne) 以成立 15 年,是專為德國展覽需求培育而開設,以行銷、管理人才為主,學制 為 3 年學士(180 學分)2 年碩士(120 學分)。學士階段以德語授課,教授法規、財 務及一般管理(General Management , Allegemein Betriebswirtschaftslehre, ABWL) 等基礎課程,之後學生可以根據自己的興趣選擇企業管理(Business Administration, Betriebswirtschaftslehre, BWL)或經濟學(Economics, Volkswirtschaftslehre, VWL)作為主修。Prof. Dr. Dr. h.c. Werner Delfmann 教授一般 管理,Prof Dr. Franziska Volckner 教授行銷,而他本人(Michael Schulz)與另一位同事Stefanie Dorn 兩位講師除在系裡授課外,課餘時間仍需輔導學生、帶領學生 課業討論。碩士階段有部分課程以英語授課,著重實務專題製作與研究。

 

 

 

(二)該系實務課程禮聘全國頂尖業界專家擔任教席,帶領學生實作,讓學生畢業 前已具備專業實作能力,相當於學徒制(apprenticeship)的功能。此外,該系與科隆展館(Koeln Messe)常年維持緊密的產學合作關係,學生有很多機會於課餘時間 到展館見習,參與活動。而學生也很珍惜在學時期的課餘實習安排。也因為如此,雖然課程設計上,該系學生在學期間並沒有校外實習的規劃,但實際上已透過紮 實的基礎課程與實作訓練,畢業後皆能與社會順利接軌,深受業界喜愛,就業率 良好。

 

 

 

(三)該系雖已成立 15 年,但招生名額十分有限,且每年人數均不甚穩定。最多時期全系 68 人,也有 20 多人的情況。目前學生來源有 70-80%歐洲學生,美國 與其他國家則算少數,預計在未來五年能多招收國際學生。同時,該系也朝建教合作方向規劃,未來將從碩士階段課程釋出 5-10%名額,讓已經在會展界工作的 從業人員有在職進修的機會。

 

 

 

(四)目前課程設計上,著重展覽(Exhibition)與會議(Convention)企劃與實務訓練, 獎勵旅遊(Incentive Travel)項目聘未納入其中,也將不是該系未來要發展的重心。

 

 

 

(五)科隆大學會展科系與科隆展館合辦的國際暑期大學(International Summer University, ISU)始於 2006 年,而承辦 UFI 的暑期活動已經第七年,而本活動係 透過 UFI、德國展覽公會(Association of the German Trade Fair Industry, AUMA)、 科隆大學、科隆展館等網站連結,以及向各大學商學院發送新聞稿等方式推廣。

 

 

 

最後,筆者等人向 Michael Schulz 請教,以其對德國的瞭解,德國何以成為 展覽大國?他的回答是:

 

1.德國展覽活動已經有 300 多年,而展館設置也有百餘年,歷史悠久。

 

2.展覽從業人員素質整齊。

 

3.展覽公司數量夠多、規模夠大,整體產業規模可觀。

 

4.在講究服務品質的當今,光是攤位數多並不具長遠性,如何善用科技提供更實 用的顧客管理、開展更效率的行銷活動,才是未來展覽業該努力的方向。

 

 

 

叁、心得及建議

 

參加這次會議與考察,讓從事教育工作的筆者有幸與世界頂尖的辦展專家、 展館經營者、會展幕後英雄們共聚一堂,其專業能力與見地不僅讓筆者大開眼界,更體會到「行行出狀元」的真諦。筆者也把握此難得的機會,結交多位菁英,交流會展各方面的新知。台灣貿易中心駐杜塞杜夫辦事處余錦玲主任在歡迎會上告訴參加我們這些來自台灣的參加者說,德國執世界展覽牛耳並非浪得虛名,德 國人個性嚴謹、勤奮努力、實事求是,才能贏得信賴,是台灣應該學習的長處。 而筆者在逡巡於德國幾個城市及目的地之間,詢問當地人生活須知等若干細節,儘管約有 50-60%通曉英文的居民可以回答,但更多不懂英文者依然很熱情地用 盡辦法表達,回應筆者想知道的事,由此更可看出德國人好客、友善的民族性, 並非傳聞中的冷漠與孤傲。

 

 

 

以下是筆者對於參加這次會議的考察心得,在科技運用方面筆者以為: (一)大數據不是萬能法寶,不能確立目標、有計畫的收集需要的數據,再多的數據都是無用的垃圾資訊。 (二)在琳瑯滿目的各種媒體與管道當前,如何慎選適當者並加以運用,考驗會展 工作者的智慧,而為行銷或服務對象量身打造的內容更需要精心設計,方不致於白費心力、甚至效果適得其反。

 

 

 

人才培育方面,筆者觀察到的是: (一)要有成為會展大國的抱負,必須要有優秀的人才培育計畫。歐洲國家或因其自始都是展覽大國,反而在人才培育方面沒有亞洲國家積極投入,但畢竟在專業 領域(know-how)上,亞洲仍瞠乎其後。而此次與會者對亞洲辦展的印象,普遍覺 得人力的服務比歐洲親切、友善許多,這是值得肯定、欣慰之處。

 

 

 

(二)綜觀在這次工作研討會發言的參加者,多是來自歐美地區的展覽工作者,會 中提問的多是實務界遇到的問題、交流的多是實務界的作法。相形之下,我方出席者辦展經驗比較欠缺,鄰近的中國、日本發言也不多,足見大都是抱著學習、 取經的目的來參加的。

 

 

 

最後,筆者提出以下建議: (一)導入與時並進的科技,服務各項工作,仍是會展最立竿見影的成效。想要提 升會展素質,提供更有效率的服務,讓買家、賣家能一次到位、精益求精的節省交易成本,始終是辦理會展該努力不懈的目標。

 

 

 

(二)鼓勵國內會展業者爭取與國外大型展覽公司合作的機會,讓台灣多項國際知 名的大展可以開枝散葉,不僅在國內舉辦、還可在國際舞台上綻放光芒。初期可以由較具實力的外貿協會擔任領頭羊(bellwether)的角色,以「雁行模式」(Flying Geese)帶動國內其他優秀會業者起飛。同時,藉由與國外業者的合作機會,相互觀摩、學習,才能為我國的會展締造下一代的輝煌。

 

 

 

(三)在國際化的今日,通曉一種外國語已經不敷使用,英語已不再是萬能、可以行諸四海皆準,必須要能具備英語以外的其他語言能力。特別是日後有意與歐洲 或其他國家國際性展覽公司合作者,僅以英語溝通不見得可精準傳達,尤其是在人文關懷方面的思維,歐美民情習俗仍存在許多差異。

 

 

 

(四)台灣受限於土地面積與建築負荷,無法比照歐美或其他地大物博的國家興建 大型的會展設施,延攬超大型活動到國內舉辦,特別是人數龐大的活動,但是如何提供精緻、細膩、貼心、週到的服務,卻是可以勝出的地方。眼見台北南港展 覽二館、台中水湳經貿園區的展覽中心都即將陸續落成,我方的科技與人力服務 是否都能陸續到位,值得當局及有心人士深思。

 

 

 

肆、活動照片

 

 

 

 

 

拜訪科隆大學會展科系 Michael Schulz

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Poken networking device

 

研討會現場分組討論

 

   

科隆展館 Marcus Vogel  導覽解說

 

參加 UFI 研習活動同學合影

 

   

 


課程結束獲頒結業證書

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