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參加2017年『國際現場活動協會』年會(ILEA Live 2017) 心得報告



Creativity, Innovation, Collaboration

參加2017國際現場活動協會年會(ILEA Live 2017)

心得報告

 

 

服務機關: 台北城市科技大學會展學程

姓名職稱:  唐珮君   助理教授

派赴國家:  加拿大亞伯達省卡加立市

(Calgary, Alberta, Canada)

出國期間: 2017 年 8 月 9 日至 8 月 14 日

報告日期: 2017 年 10 月 16日

 

壹、前言

    台灣即將面臨許多重要國際活動:除了2017年8月中旬已經在台北舉行『世界大學運動會』(29th Summer Universiade)外,台北將迎接『2021年國際扶輪社年會』 (International Rotary Club Annual Meeting)、台中2018年11月至2019年4月舉辦『世界花卉博覽會』(2018 Taichung World Flora Exposition)等,此外還有台灣一些例行性、品牌性的既有國際展會活動,如:自行車展、電腦展、自動化展等,如何注入新意,激發更多矚目與價值;以及日後台灣有意引進或大或小的獎勵旅遊活動,如何為活動妝點新意、增加附加價值等等活動,相信ILEA組織能提供豐沛的活動專業資源、與時俱進的終身學習機會、以及豐沛的活動人際網絡,是個極具價值的國際活動組織。

 

    筆者有幸參與2017年經濟部國貿局協助會議展覽專業人員參與會議展覽國際組織活動方案,於今年8月10至12日赴加拿大卡加利參加「國際現場活動協會」(International Live Events Association, ILEA) ILEA Live 2017活動。行前已知台灣並非該國際會展組織之會員,且在此之前也未有台灣的會展同業參加,然而筆者關注此組織已久,此行乃為取經來,特別是想進一步了解CSEP(Certified Special Events Professional)專業證照的詳細內容,此外,並希望利用機會向業界國際人士行銷台灣,推廣台灣作為舉辦最佳會展目的地的選擇。

 

貳、考察內容

    本次課程內容的安排十分精采而簡要,類型也多樣化,有:啟發會議(Inspiration Session)、工作坊(Workshop)、專題演講(Keynotes)及思考對話(Thought Talk)等等,本次課程內容分為十一項議題,以下為議程與課程內容,以及筆者選擇參加的幾個場次:

 

一、課程內容摘要

1.啟發會議(Inspiration Session)這種會議主要目的在使與會者開拓心胸、延展視野,重新看待日常面對的事與物。諸如:科技帶動革新、大破大立的潛力(disruptive force)等等。課程的目標是在幫助與會者面對未來工作挑戰時可以大步邁前,不需遵循固定的模式,卻可以從中獲得激發與鼓勵。

 

2.工作坊(Workshops)工作坊的課程重點,著重深入實務經驗帶領。由經驗豐富的資深專家針對議題,提供個人在工作當中探觸底線的、確切可行的洞察力,透過諸如:財務控管、訂價機制等技巧,將活動美好的預期轉化為踴躍的參與,或是將源源不斷的創意化成賺錢的得力幫手。而這些的成就得取得,無一不靠是團隊的同心協力。

 

3.專題演講(Keynotes)這類的專題演講,主要邀請一些跨界的業外專家,提供不同於會展業的眼光以突破會展業既有的思想框架。不同產業帶來不同的思維,並且可以靈活地將其產業的見解與作法帶進來,有著眼於企業經營者、有著重培養創造力者,這些業界的翹楚提供會展業界前所未聞的驚人洞察力。現場並提供主講者和與會者面對面的問答機會,讓現場與會者可以更深刻感受跨界思考的衝擊。

 

4.思考對話(Thought Talk)這種課程的設計時間約15-20分鐘,十分短暫,參加者無須有填鴨式的學習負擔,目的只是需要跟演講者對話,在演講者簡短的報告後,與會者可就所設定的議題跟演講者互動、對談甚至分享自身工作上的遭遇,是一種輕鬆而自在的交流方式,值得我方日後辦理相關學習課程的借鏡。

 

二、交流與分享

    ILEA Live 2017有一項比較特殊之處,即是幾乎大多數與會的辦活動專家都已不印紙本名片了,一則是可想而知的環保意識大行其道,另者乃筆者認為的會員之間絕大多數彼此都是熟悉的老面孔,熟稔度已溢於一紙相識。而參加I LEA LIVE 活動的人絕大多數是活動承辦或創辦者(Event producers),有80%是企業擁有採購權限或其主要決策者,參加成員約有20-30年在活動產業界工作經歷,而且不論是直接或經由第三方所採購之商品和服務,年採購金額約在210億美元($21.6 billion)。

 

    ILEA本次課程安排得很豐富,同時段可提供選擇的議題甚多,綜觀以上議程所列範圍以及課程進行方式的設計,比對其活動之主張:

(一)尋找啟發(Find inspiration):從ILEA Live的學習過程獲得創意、吸取他人寶貴的經驗值;

(二)驅動先進觀點(Drive ideas forward):課程設計重視小組討論、腦力激盪、激發急智與創意;

(三)水乳交融(Brush elbows):與國際專業人士比鄰而坐、磨肩擦掌、培養革命情感,奠定日後足堪信賴的夥伴關係。

筆者認為此次活動已達到此宗旨。

 

    再就該組織之核心價值而言,創造力(Creativity)、啟發力(Inspiration)、團隊合作(Teamwork)、教育(Education)與人際網絡(Relationship),建構活動專業人士的合作交流網絡(Collaborative networking)、提供專業知識與教育(Education and professional development)、啟迪活動創造力(Inspiration)、開拓向外發展的意識(Outward awareness),以及維護倫理與信譽(Credibility)為使命等,筆者也認為ILEA組織也已充分堅守上述的價值與使命。整體而言,大致算是個成功而有紀律的中小型活動,但仍難免有些許遺珠之憾,此部分容本文第三部分再予檢討。

 

三、關於CSEP證照

會展從業人員取得CSEP的特殊活動專家證照,不但為個人生涯加值,也提升會展界整體專業水準。同時,獲得CSEP認可不僅代表本人對活動態度舉辦嚴謹,經由ILEA組織的推薦與網絡交流,也較易獲得晉用機會與商機。因此,了解CSEP(Certified Special Event Professional)會展活動專業證照的內容是筆者此行最主要的目的之一,從現有的網站資料、以及在現場向CSEP試題委員Amy Dearth與擁有20-30年活動經驗的專家Lisa Seib請益,可以綜合說明如下:

 

(一) CSEP證照在活動界等級可比擬博士級資格認證,與CMM(Certified Meeting Manager)同樣是會展活動界的最高榮譽。不同的是報考CSEP的從業人員須滿3年業界資歷,但實際上大多數初次報考者至少都有5年以上資歷。CSEP無需資深前輩推薦函(recommendation from professional colleague or supervisor)與自述(personal statement),而CMM採取的是推薦制,所以需要上述兩項文件。

(二) CSEP沒有考前先修課程、考試沒有任何教材、指定參考書籍或出版發行有關考試的任何刊物,只有業界操作的共同規範APEX(Accepted Practice of Exchange,同CMP)。通常報考者都已有厚實的實務經驗,並以組讀書會方式互相切磋。

(三) CSEP考試時間4.5小時,考試方式包括100題選擇題(單一答案)計90分鐘、申論題(written portion)3小時。ILEA試題委員會委員命題,考題範圍有其內容綱要(Content Outline)。

(四) ILEA總部為初次報考者每年舉辦四次考試,全部採線上報名,首次報考費用600美元(涵括各項費用Fee consolidation),報考後考試有效期以一年為限(one-year time limitation),一直考到通過考試為止。一年內無法考取,隔年則需重新報名繳費。

(五)如報名經審查資格不符者,僅退費500美元;一旦報考資格通過,可在每年的一、四、七、十月的15-30日任選一天考試,如需變更或展延考期,須於五天前通知,展期雖然沒有期限,主辦單位建議一年內考取證照,因為內容可能年都會有微幅調動。

(六)更新證照必須提供可資佐證之資料(影本),ILEA受理審查後不再退還;所提示之從業證明可由活動專業公司、資深活動專家或會員、進修教育機構、志工活動、業界得獎及專業認可等單位出具。

(七) CSEP更新證照無須再考( no exam is required),每5年更新一次,須累積連續5年共25點學習點數(CEU, Continuous Education Unit)。每年11月30日以前提出申請者繳費 200美元,當年逾期則須繳交 250美元,超過年限則須重新申請,繳交 600美元。

(八)ILEA針對已取得CSEP資格的會員也舉辦四次網路教學(Webinar)的再教育,上完課程立即進行線上分級考試(rating exam),每位現任CSEP五年內至少要考三次,以取得更新證照資格。在期限之內無法通過再教育考試,將被迫取消CSEP資格。

(九)如在5年內無法如期完成應取得之學習點數,可於期限屆滿前一個月向ILEA總部提出請求(appeal),總部將斟酌實際狀況予以30天的時限補件、重新申請或重考筆試,以保留CSEP資格。所提供的佐證資料之資格審查若受質疑,申請人必須提供詳盡說明。

 

叁、心得及建議

    ILEA此次舉辦研習活動的方式十分靈活,議題也非常實用可行,議程安排更是簡短而聚焦,緊扣此次活動的「創意、創新、分工合作」(Creativity, Innovation, Collaboration)主題。活動的三天議程,每天都安排有不同類型的會議:

(1)整體會議(Opening Session, Keynote, Closing Session,單一大場地,共同主題,時間約1-1.5小時,全體與會者皆參加);

(2)兩場中型會議(Workshop,不同議題,時間約2小時,不同場地同時舉行,聽眾自行選題參加);

(3)若干場次不等的小型會議(Thought Talk,同一時段在不同會議室舉行,若干不同議題,每場約15-20分鐘,聽眾自行選題參加)。

 

    由於議題豐富、場次安排靈活、時間控制得宜,場地在市區的Hyatt飯店及部分的Marriott飯店會議室舉行,使得機動性、參與人數、與講者或同好意見交流方式顯得輕鬆活潑,特別是業者之間互動性極高,可以充分達到聯誼效果。而由於有許多場小型會議研討,時間短、內容集中且適量,因此不會讓聽眾感覺內容枯燥、冗長、乏味,聽完一場會議很容易掌握傳達的重點,筆者認為這種研習方式的安排非常理想。