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2017 ICCA 年會心得報告



2017 ICCA 年會心得報告

報告人: 張念慈 (滿力國際股份有限公司)

派赴國家: 捷克布拉格

 

壹、參與目的:

ICCA 年會是會展屆每年的盛會,提供豐富的教育課程、社交活動,也提供同產業者相互認識切磋的良機。此行預計達成幾項目標:進一步瞭解並善用ICCA會員資料庫、參與商機交換(Business Exchange)尋找台灣爭取會議的契機、以及參與教育課程並累積CMP認證時數等。同時,針對會議人辦理的會議,其背後所投注的心力以及呈現出來的結果、創意,也值得借鏡效法。

 

貳、ICCA簡介:

International Congress and Convention Association (ICCA)是全球規模最大,也最具權威的會議產業組織。目前有超過90個國家及來自一千個組織團體加入為會員。為助於了解國際會議新趨勢、掌握新崛起的會展國家及城市,ICCA每年會針對全球個國家與城市舉辦的國際會議場次進行統計與排序,也成為各國/城市暸解本身優勢及立足點的重要參考指標。

ICCA年會每年於不同城市舉辦,年會內容包含豐富的會展相關教育課程以及趨勢分析,近年來除了更新其資料庫查詢介面,更引入關於個人成長、早晨靜坐冥想、Braindate等多元化內容。

 

參、心得

今年(2017)年的ICCA年會於捷克的布拉格舉辦。本人是第一次參加ICCA會議,欣逢ICCA近年來參與人數最高的一次(1229人),參加過程中也同時寫下自身許多第一次。

Business Exchange (BE Session)商機交換:

BE session步調緊湊,可以由諸多分享獲得有興趣案例的內幕消息及經驗。然則,許多案例是由CVB或場館提供分享,我參與了幾場滿力曾有機會協助客戶評估或競標的案例,注意到對方分享的情報不一定正確,或僅能呈現部分事實(例如決策過程以及投標必須準備的權利金)等。終究來說,任何會議爭取仍舊需要有力的在地會員,並在國際組織有一定參與以及影響力,才是成功爭取的一大利基。

 

這次也選擇了幾堂有興趣的課程參與。

Value-based pricing in the meetings industry

領導課程的講師之一Andreas Hinterhuber,擅長以數據收集透過系統分析而提供決策者建議。對於PCO業者的定價策略、如何爭取客戶認同以及增加價值的分析,算是頗有助益。滿力總經理黃潔儀女士也於會中建議,在Hinterhuber教授未來的研究範疇中,應該納入亞太區的數據,才能夠更平衡區域差異、進而增加研究的說服力及準確度。

 

Conversations in the Casemates

近期由許多報導可見針對傳統會議形式已逐漸式微的討論。ICCA今年新增了Conversations in the Casemates (限預先報名者),沒有預先訂好的主題、也無從得知將遇見哪些指導者。課程開始,我們被帶領著徒步沿著人行道、穿越不見天日的地道,最終抵達收藏古物(Charles Bridge上的雕塑原作)的地窖。學員們隨意分為三組,搭配三位引言人展開小組對話。我參加的小組,討論到用科學分析人流的模式,對應於現今主辦大型活動者,往往傾向誇大數據,浮誇活動成效進而誤導閱聽大眾,而這樣的數據其實是可以輕易被科學方式破解的。另外也談到這次會議主題之一Predatory Conferences的盛行對於會議產業的影響、以及Webinar是否會對實體會議造成衝擊等。

 

ICCA 一對一資料庫教學(One on one database training):

這次特地預約了ICCA Tim Schwartzman的資料庫教學,進一步學習如何精準搜尋,以及善用資料庫資源,期望能夠協助爭取更多潛在會議來台舉辦。同時,也了解Hot Lead的使用,儘管對於準備時間緊湊的會議爭取實際助益不大,但也不失為一項資訊來源。

 

而未在規劃中的一堂課CEO Deep Dive(預先報名並且有資格限制),則是起緣於茶敘時間等候咖啡時,與身後陌生人聊天而受邀參加。邀請我的是CEO Deep Dive講師之一Miha Pogacnik。Pogacnik既是小提琴樂手,也自創公司擔任企業及心靈導師。在本次ICCA年會中發表多場關於『破壞式Disruptive』創新以及領導方式。CEO Deep Dive總計有四十多人參加,是非常深入式並且對於專業背景要求甚高的一堂課。課程主要由參加者自選三位傑出導師,分組討論爾後再共同分享學習心得。我當然是選擇Miha Pogacnik的小組,他一路使用小提琴演奏講述破壞式領導的過程及挑戰,搭配白板作畫,感覺像是看一場唱作俱佳的演奏會。最後,學員們被要求共同作詩作為小組心得。

 

綜觀參會心得:

今年是歷年ICCA年會參與人數最高的一次,然則超過半數來自歐洲。可以輕易發現,包括講師的題材也多少受到區域性的限制,包括數字以及現況分析缺少亞洲區作為平衡。這點確實需要亞洲區會員的積極參與投入並且主動發聲。

 

實際參與ICCA年會,感受到無論在地或主辦單位都十分用心籌備。布拉格會議中心自2016年下半年進行全面翻新,包括由入口到館內大量使用電子看板,將主辦單位對輸出物的依賴降到最低。同時,展館本身採用大面積玻璃,除了採光好可以減少日光燈使用,茶憩時能夠同時遠眺市景,不同教室可搭配採光及風景可以提供多樣的氛圍,是相當優良的場館設計。

 

城市布拉格,本身文化底蘊相當豐厚,幾乎無需太費工夫行銷就能夠吸引人們前來與會。然則,年會中也特意安排了啤酒之旅、城堡之旅、購物中心等豐富的半日觀光行程,更將場地特色融入課程中(如參觀會議中心後台、將課程安排於地窖中)等。對於我們日常承辦會議者,無疑是一項很好的啟發。藉由不同的會議模式(不是千篇一律的教室/劇院型座位)、多元化的場域以及強烈的主題晚宴吸引與會者,才能在巡迴舉辦的例行會議同中取異、充分結合在地資源,進而達到城市行銷,提升產業以及會議服務的核心價值。

 

迄今為止,虛擬會議始終無法取代實體的最大關鍵就是在於人與人的互動,也就是專業、教育之外的社交功能。綜觀整場ICCA年會,自開始的FTA(First Time Attendee)課程,以及所有的教育課程、甚至茶敘時間,都在努力營造人與人的互動(Networking)機會。初次踏進這樣專業場域,其實背負著相當大的心理壓力,但透過FTA的導師制、並且一路強迫自己走出舒適圈,主動向外拓展人際、自我介紹,會議間嘗試參與深入的討論,投入與身邊陌生人的互動;晚宴間經由軟性的互動也結識不少業界朋友。人際即資源,終極目標是期待能夠長期經營如此的國際關係,進一步提升自身能力,下一步才能夠協力共同拉抬台灣會展的能見度。

 

此行也同時是值得慶賀的。經過激烈的角逐與評比,高雄市於此次年會中終於獲選為2020年舉辦ICCA年會的城市,如何成功舉辦一場給會議人參與的會議,將是未來極大的挑戰。