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2016 年國際會議協會(ICCA)年會 參加報告



 

2016年國際會議協會(ICCA)年會

參加報告

集思國際會議顧問有限公司 協理陳芷駖

一、大會介紹

ICCA現有 1,000 名左右之會員,遍及 90 餘國,由城市行銷組織、會議場館、會議公司、運輸及相關服務等業者組成。該協會 2015 年 10 月公布之組織 5 年期策略目標為:

                       i.           發展新商機與競爭優勢

                     ii.           邀請 ICCA 會員之客戶參與

                   iii.           成為全球會議知識庫

                   iv.           加強推廣倡議會議產業

                     v.           發展世界級、高度專業水準的 ICCA 年會

                   vi.           打造 ICCA 成為有效且永續的組織

ICCA每年輪流於全球各地召開年會,除會員代表及其組織成員外,也開放非會員以觀察員身分報名。此外,ICCA 每年贊助約10名 ICCA 大專院校會員之學生與會,近年亦邀請國際公協會組織高層──即國際會議產業的「客戶」──參加。

今年的 ICCA 年會再度來到亞太區,共有 830 名與會者,其中有230 名來自亞太地區。馬來西亞代表約80人,台灣代表有 31 人,參與情況相當熱烈。敝公司有 3 人與會,有集思國際會議有限公司執行長葉泰民先生(現為 ICCA 總會理事及亞太區主席)、執行長室同仁劉宜鑫副理及本人參加。

議程安排方面,2016 ICCA 年會依循往例,首日為市區觀光,次日為各區域會員大會、產業會員大會及全體會員大會和開幕典禮。第三日至第五日均為各教育訓練場次(多數場次可任意進入聆聽)及商機交流會(須符合資格)。第二日至第四日分別有歡迎晚宴、CAT 非正式晚宴、大會正式晚宴。

二、參與活動與執行任務

1. 大會演講

ICCA年會向來以精采的演講著稱。ICCA 總會針對會議產業最新趨勢議題、產業技能培訓,並根據歷屆與會者回饋,設計富有知性與創意的各類型演講與討論,除了要分享知識,也期待引介具啟發性的內容,尤其是讓「產業外」的講者刺激業界人士思考與改變。本人印象最深的演講有三,分別是 11 月14日Morning Wake-up Call其中兩場演講,和11月 16日 Copenhagen Lecture 之專題講者。

l   Morning Wake-up Call:人類學家NgahiBidois

Bidois研究遠古部落的互動行為,比較當代社會及組織溝通的問題,建議應該盡量跳出舒適圈,連結不同的職場族群

l   Morning Wake-up Call:魔術師VinhGiang

Giang是一名職業魔術師,首先在現場號召自願者與他一同表演一項讀心術,接著分享身為魔術師的兩個心得:一是不論演練多少次,每一次表演都仍然充滿熱情;二是甘冒風險,越敢冒險,效果就可能越好。魔術如此,會議亦然。

l   Copenhagen Lecture:部落攝影師 Jimmy Nelson

知名部落攝影師 Nelson過去數年間深入全球偏遠地區 35個部落拍攝原住民族,他分享幾個與原住民互動的經驗,強調只要放低姿態,真心與原住民族相處,展現誠意與尊重,就可以跨越語言及文化的隔閡,取得陌生的對方信任。

2. 教育課程

l   What associations really, really need after the bid is won and before the meeting take place

這次ICCA特別邀請幾位國際公協會代表參加年會,充分讓協會與ICCA會員之間,能夠站在不同觀點與立場,充分討論與交流。這場的學習主題,主要是讓供應商(會議局/會議中心/會議公司)更能了解客戶端(公協會)的籌辦需求。

l   Associations on fire!

承接前一天邀請公協會代表與ICCA會員共同討論,這堂課程更直接邀請公協會代表直接在舞台上,接受台下ICCA會員對於協會辦會相關問題的提問。例如詢問協會代表們,在遴選會議舉辦地點時,最大的考量是否為哪一個城市能夠提供做多補助資源。

l   Healthcare Meetings Sector: Where does it hurt this year

歐盟與美國這幾年陸續針對醫藥公司贊助或參與國際會議有很多規範,包括規定醫療儀器商不能直接贊助醫生,不能贊助晚宴餐飲等等,以致影響很多醫學會議的贊助募款。過去醫學會的註冊報名大部分來自團體報名,團體報名多是接受醫藥公司的贊助,而今,許多醫學會的團體報名數量有減少的趨勢,當醫生們需要自行付費報名醫學會議時,這些與會者就會更有選擇性的參加會議。因此,會議的內容本身是否足夠吸引力,將是影響是否成功吸引更多與會者報名的關鍵之一。

2. 商機交流

敝公司因承辦台北市政府2016年 2 月主辦之全球自行車城市大會(Velo-city Global),符合 ICCA 商機交流會(Business Exchange)資格,亦即於過去一年承辦全球性國際會議。本人於事前報名,在 11月 14日及 15日下午分別參與兩場商機交流會,成果豐碩。

3. 經濟部國際貿易局及高雄市政府共同贊助午宴

在經濟部國際貿易局及高雄市政府經濟發展局共同贊助下,高雄及 Meet Taiwan計畫出資成為 ICCA 全年度會議應用軟體(Event APP)主要贊助商、贊助 ICCA 年會網站、ICCA 年會識別證,以及贊助 11 月15日之午餐會。

午餐會當日,全體台灣代表於餐廳入口處和所有與會者擊掌、歡迎其入席,餐桌上並放置高雄會展紀念品提袋。值得一提的是,鑑於高雄是相對年輕的會議城市,且會議產業相當關注跨世代人才發展,為了響應重視年輕人的行動,因此將午餐會訂為「新世代午餐會(Next Generation Lunch)」。

 

ICCA總會此次贊助了 10 位來自全球的大學生,主辦城市砂勞越會議局則贊助 5 位亞太業界青年與會。經濟部國貿局及高雄市政府共同邀請15 位青年和 ICCA 理事會代表餐敘,激盪會議產業未來的想像。受邀的 15 位青年代表及 7 名媒體和ICCA 主席、副主席及執行長相談甚歡,均肯定高雄及經濟部國貿局創造這個特別的交流場合。

三、參與心得與建議

這是我第三次參加ICCA年會。第一次是2011年在德國萊比錫的年會,總共有超過1000多人參加,也是歷屆ICCA與會人數之冠。德國在舉辦會議的品質也是本人參加的國際會議中最好的一次。第二次參加是2013年在上海的年會,因為中國會議市場的崛起,該年會談了很多中國市場的議題。

這一次第一次來到馬來西亞的古晉,抵達機場已經是深夜12點多,接待人員仍然值班中,熱情迎接ICCA與會會者的到達,並送上迎賓水果。我對這個城市的美好體驗就此展開。

古晉是個位置偏遠,人口非常少的城市。整個城市的硬體建設遠遠落後其他亞洲二三線城市。第一天,我參加了市區旅遊,短短2小時不到,只有下車停留參觀一間歷史有300年的土地公廟,其他時間都是在車上導覽市區。若以觀光的吸引力來看這個城市,除了熱帶雨林和原住民文化特色外,這個城市的市區觀光其實非常貧乏。餐飲與晚宴的水準也超乎期待,達到國際水準。每一場晚宴別具特色,充分展現古晉的文化優勢。唯一美中不足之處是,會議場地的硬體設備與隔音效果稍嫌不佳。

在課程內容面,今年最大的特色是,邀請公協會的領袖們一起參加會議,讓會議局、會議中心與會議公司們有機會在課程中,與公協會代表們互相激盪交流,也是個人在參與這次國際會議中最大的收穫。

古晉雖是一個小城,天然資源不足,基礎建設也遠遠落後,令人訝異的是,這個城市因為舉辦了ICCA會議,整個城市都動起來,迎接這難得的國際盛會。所有接待人員以及當地的居民都非常親切友善。我相信,這麼偏遠的小城可以全市動起來舉辦這個盛會,那麼在台灣,我們擁有更多豐富天然與人文資源,更有機會發展會展產業,培育好的會展人才。