E化學院

2016年國際展覽暨活動協會(IAEE)年會與會心得報告之一



 

2016年國際展覽暨活動協會(IAEE)年會與會心得報告

 

 

李怡儂


壹、IAEE年會及Expo! Expo!簡介:


 一、IAEE年會:

(一)主辦單位及年會活動簡介:

主辦單位「國際展覽及活動協會」(International Association of Exhibitions and Events,簡稱IAEE),成立於1928年,總部設於美國達拉斯,是全球展覽暨活動權威組織,在歐洲與亞洲都設有分支機構。該組織之宗旨在促進國際展覽及活動業的發展和交流,並提供專業教育訓練以提升會員專業知識。IAEE會員以美洲及亞太地區為主,包括企業會員及個人會員兩類。目前有來自50個國家、超過1,200個展覽及活動機構與8,500餘位個人會員。IAEE的會員每年舉辦約15,000場的展覽與會議,其中包含多場大型代表性的商展及醫療展會,由此能判定IAEE組織對展覽與活動產業深具影響力。

 

IAEE每年於美國不同城市輪流舉辦年會。除了會務相關會議 (如理事會等) 及全體會員大會 (併同開幕典禮舉行) 以外,在年會舉行期間也會連同配合舉辦Certified in Exhibition Management,簡稱CEM) 認證課程及考試;舉行展覽專業展Expo! Expo!、教育講座及會員交流活動等,為全美規模最大的會展業集會。該年會主要目的在於提供展覽與活動產業業者一個平台展示其產品與服務、提供創新教育、並且為會展產業創造一個活絡的交流網絡環境。

 

 (二) 本次活動結合展覽(Expo! Expo!)、會議及論壇、主題交流活動、教育講座及認證課程(CEM Course),主要分成五大主題:

 

1)      IAEE組織相關會議:

包含12/5董監事會議(IAEE Board of Directors Meeting)、12/6亞洲展覽論壇(Asia Exhibition Council),針對亞洲市場的未來發展進行討論等會議。

 

2)     參與者交流:

配合族群舉辦多場活動,像是Women’s Leadership、New members及Executive等,依據與會者的層級及需求量身打造社交活動。除此之外,晚間青年專業人員交流(Young Professional Party)、晚間國際晚宴(International Reception)與歡迎晚宴(Opening Reception)、午宴及頒獎典禮(IAEE Annual Networking Luncheon and Awards Presentation),頒發表揚業界傑出貢獻獎項等活動,都是促長增進會員們彼此交流、拓展人脈的機會,進而創造商機。

 

 

3)     展覽:

為期兩天的展覽,展場上設有多個主題專區及交流場域。主題專區今年有 : TechCenter Showcase,多家科技服務廠商現場展示及說明其產品及服務 ; Tech Startup Pavilion,成立未超過兩年的新創公司展出。在展覽的部分,大約有265家廠商展示超過60種產品,參展廠商包含PEO、PCO;會展周邊產業如軟硬體系統商、航空公司、公協會、公關公司、餐飲業者、設備廠商、設計公司、觀光旅遊促進單位等。

 

4)      多樣教育講座:

IAEE年會結合EXPO!EXPO! 展覽的三天期間,會議、講座到認證課程部分含展場內外共超過70場,並且有10場以上的社交活動,被視為國際會展業者朝聖學習及交流的最大平台。從會場到認證課程的規劃,可以看出最新會展發展趨勢概況。現場提供多元化講座課程,包含策略規劃、行銷、展會管理、活動設計、社群媒體、新科技應用等;參與年會者可以依自己喜好選擇參與,藉此提升專業能力,並可在講座後的問答時間增加個人與業界經驗交流的機會。

 

5)      CEM(Certified in Exhibition Management)課程:

12/4與12/5安排CEM課程,提供欲考取該證照者的課堂訓練及課後測驗。

 

 

貳、心得與建議

 

一、           大型盛會的寶貴學習經驗:

此行參加2016年IAEE年會,實為難能可貴的經驗。三天的活動從一開始的報到程序,到為期三天的流程掌控,另還穿插許多交流場合規劃、大型宴會及開幕/閉幕式等活動,不僅包含特類型主題的講座供與會者進修需求,多場交流活動,如,清晨的瑜伽活動、市區導覽、會場深入導覽、International reception, Opening reception, Humanity Rocks, Networking Luncheon Award presentation…等,諸如此類的多元活動場合,更增進了參與者們之間的交流互動機會。主辦單位細心安排穿插活動,精彩而不緊湊、豐富而不失專業,令人為之讚嘆。特別一提,綠色會展產業的精神已經完全融入在整場活動之中,從建築本身的能源節約,到展場上連杯子和碗都是用再生原料製作且容易分解的材質,甚至還看到可食用的杯子。本次IAEE年會在場館的選擇上,以及無紙化的會議研討、名片交換,甚至在資源的使用上,各項細節作業都足以成為會展產業的最佳典範及學習楷模。

 

二、           國內教育課程培訓之參考:

本次參與年會多場教育講座獲益良多。本人深刻體會職中訓練及業界交流的重要性,期許臺灣也可以辦理相似的講座以提升臺灣會展業在國際上的競爭力。建議之培訓課程如下:

  1. 如何撰寫專業履歷?

相信這是一門剛出社會、本業晉升或是在轉換跑道時很重要的一門學問,一份設計合宜的歷傳,是贏得初次印象的利器。

 

  1. 活動設計: 如何讓你的活動令人印象深刻?

   如何跳脫舊思維,設計出一款令人印象深刻的旅程記憶。

 

  1. 如何應付所謂的展場「拗客」?

在「人」的議題上,如何迎刃而解因「人」所帶來的總總困擾。

 

  1. 如何在會展業界晉升?

   該如何在所屬的專業領域中提升自己,讓專業帶領我們晉升到下一個層級階段。

 

  1. Toastmaster英文演講訓練營

   提升英文溝通、演講及領導技巧,以增強臺灣會展業菁英在國際上的競爭力。

 

三、           作為未來我國舉辦相關活動之參考:

本次主辦城市提供各項資源的宣傳以及贊助廠商的高度曝光率,亦在年會期間舉辦展覽、規劃多場供會員交流的場合、以及供自由選擇的教育訓練課程,不僅提供參與者彼此互動的機會,也使得整個會議及周邊服務更加豐富,藉此創造交流及提高宣傳的效益,本次年會中高度的整合能力,專業中帶入熱情活力,整場活動充實多元而不緊湊,實為我們的努力標竿。

 

IAEE的交流活動,充分的注入「生動、文化、熱情、親切、自由、歡樂、慶典」的元素,例如: 歡迎酒會上,利用各式各樣的餐車取代一般飯店式中規中矩的雞尾酒餐點,利用熱情愉悅的樂團音樂取代一般貴賓致詞及主持人熱場的橋段。工作人員們臉上推滿笑容親切問候,取代莊嚴氛圍商業談吐。實實在在的實踐IAEE逾創造令人印象深刻的體驗的精神(Memorable journey)。

 

 

四、            展場的設計與互動:

本次參展Expo! Expo! 之攤位,很多以推廣城市行銷及相關周邊產業,搭配IAEE年會,故展場的設計中也將交流區與教學專區的分享空間納入規劃,結合年會中所述未來的趨勢加以實踐與執行。今年展覽新增專區部分皆以科技有關,許多攤位的設計納入互動性的活動,藉此增加品牌的曝光度,近而觸及更多的潛在買家。其會議及活動的規劃著重於多觸角、高彈性及客製化,透過點線面進而串連起與會者個人化體驗。

 

綠色會展之實踐:本次年會開幕儀式舞台設計簡單大方,運用超大型電視牆,全場電子視覺傳播的表現讓當地宣傳影片、即時活動提醒,其科技化的運用在視覺上的震撼,完全顛覆了既有宣傳木作背板設計呈現。

 

標準攤位的Truss搭配帆布取代隔版,參展者多用易拉寶等可重覆利用的立牌以及立式廣告招牌播放資訊,此一手法除充分表現環保精神外,極富創意自由度,亦可以減低成本。此項做法可供臺灣未來辦理相關活動參考。

 

五、            無紙化服務:

特此一提,IAEE年會及Expo! Expo! 大力推廣APP的服務,完完全全的達到無紙化的模式,大會僅提供年會APP下載服務,符合目前行動上網及環保綠化的趨勢潮流。此APP資訊完整及著重個人化功能,加上大會減少提供紙本資料的情況下,使廠商及參觀者對APP的依賴性極高。活動APP除了一般的展會的活動行程、講師資料、大會宣佈等基本資訊外,亦提供許多參觀者個人化服務及廠商和買主的互動功能。

 

本人最仰賴的就是個人化服務部分,例如:個人行事曆、地圖導航等; 互動功能方面包括社群連結、課程問卷、評分機制、個人旅程紀錄及廠商和參觀者線上媒合對談功能。此外還包含了展會活動照片及影音平台,全都整合進APP的資訊中。