E化學院

IAPCO Seminar- 國際專業會議組織協會培訓 國際會議管理培訓班



IAPCO Seminar- 國際專業會議組織協會培訓

國際會議管理培訓班

楊千慧

目的:

IAPCO(The International Associationof Professional Congress Organizers)是會議組織者和國際性會議管理人員的專業協會,創立於 1968 年,總部設在英國倫敦,目前擁有41 個國家共117 名成員,這些成員有的是公司,有的是個人。協會的宗旨在於制定高等級的專業化標準,在組會方面保持高專業化的水準。IAPCO 作為一個卓越的標誌,已廣泛被客戶及會議行業認可,成為國際性的活動,是會議組織方面的全球性品牌。

過程:

本次蘇州培訓研討會主講嘉賓是來自IAPCO的執行董事Ms.Sarah Storie-Pugh和副理事長加拿大溫哥華ICS總裁 Mr. Mathias Posch。參加培訓的學員囊括了專業會議協會、PCO、旅遊局、會議型酒店、DMC等資深行業從業者及大學會展系教授,學員們分別來自北京、上海、西安、深圳、呼倫貝爾、無錫、廣州、杭州、蘇州及香港、臺灣等地。會議組織精英齊聚,參加此行學習甚多。

[7月4日至6日-上課心得]

開幕式由蘇州市旅遊局旅遊促進處處長朱勝文致詞,接著就是密集的培訓課程了。

三天的培訓課程由兩位國際知名會議顧問專家授課及經驗分享,課程包括Introduction to Association Meetings, Bidding to Win, Creating the Project Plan, Promotion of a Congress, Finance and Budget, Sponsorship and Industry Sales, Exhibition Management, Program Management, On-site and Risk Management。

除了講師重點式整理教學、實際經驗分享,更安排了Deep dive互動式討論,透過分組在短時間內以案例練習的方式,分享發表自己的成果。

 [受訓課程介紹]

7月4日由中國姚紅女士暨IAPCO 蘇州培訓主辦人開幕致詞,接著由IAPCO 執行董事Ms.Sarah Storie-Pugh介紹各個國際會展組織、IAPCO Mathias Posch副理事長演講”Bidding to Win”,課中也介紹ICCA國際組織的資料庫使用方式,PCO可透過ICCA資料庫查詢到未來會議舉辦地點及時間,進而接觸該組織進行標案了解。

第二天授課以實際操作面為主—競標之後,如何成功推廣會議,以及透過何種宣傳方式可以達到最有利的效果,課中不但學習到多種媒介方式,也了解到如何操作網路社交平台達到最低成本、宣傳最大效益;每個會議執行最在乎的不外乎執行預算及預估收入,在今天的密集課程中,「預算規劃」和「贊助招募」為本日的重頭戲,預算規劃分為固定成本及變動成本,課中講師還提供了固定計算公式,可準確地達到預估收入及支出,在預算規劃後,「贊助招募」深談的是如何找到你的贊助廠商,透過課程練習,我們可以從政府索取贊助資源、相關單位及相關廠商進行招募,本堂課我個人覺得最重要的是「如何製作有效的贊助手冊」成功吸引相關感興趣之同好對大會提供贊助,從兩位國際講師身上學得的經驗獲益良多。

最後一天的課程著重於現場執行相關,本日的授課有「展覽規劃及管理」、「學術議程規劃及管理」、「風險管理」、「現場執行管理」,四大重點濃縮了會議現場執行精華及國際標準,透過今日的授課了解到展攤位置規劃的差異、如何安排流暢的動線及人潮管控、有效的學術議程等,經過這三天的密集受訓,有系統、邏輯性的授課,再透過每日的小組討論,加深上課印象,藉由小組實作規劃,發現了每個人都有更好的想法,這次培訓是一次非常紮實且受益的課程。

 

[7月4日歡迎晚宴]

主辦單位安排了歡迎晚宴,學員們聚在一起吃飯,隨興上台演出,更有當地蘇州同學表演「蘇州評彈」。

[7月6日蘇州世界遺產之蘇州園林-拙政園參訪]

主辦單位安排了學員參觀拙政園的園林會展,並於拙政園的古樓頒發IAPCO證書。

 心得:

本次參訪,見識到了很多中國來的資深學員,更見識到蘇州的美以及當局政府積極推廣的「會獎旅遊」,隨著中國城市經濟的建設和發展,會獎旅遊將是蘇州旅遊業從傳統觀光向商務遊、深度體驗為轉型的一大政策。近年來,蘇州為了打響會議品牌,發展蘇州會獎旅遊,吸引更多世界級高端會議在蘇州召開,依當地獨特優勢,打造「園林會獎」、「湖畔會獎」、「古城會獎」、「雅集會獎」等高端特色會獎產品。經歷了近兩年來的快速發展,「蘇式」產品體系、品牌體系和以蘇州文化為核心吸引物,非常多國際會議及高端政府會議都在蘇州舉辦,對我而言,蘇州的會展驚人之處是政府極力推廣後,連古蹟都可以變成會議地點一選;身為業者的我,每每替客戶用心規劃不同的晚宴,想在台北古蹟或特色公開景點舉辦晚宴,難上加難。

雖然中國的硬體發展快速,但是這次參訪上,「軟體及know how」不比臺灣,透過上課的深度討論及發言,身為台灣業者受過滿力公司專業訓練,還是略勝一籌。我們臺灣業者的know how及對辦會議的細膩度,還是非常厲害的。

建議事項:

 

政府和PCO共同努力希望發展會展業,還需推廣更多臺灣當地特色地點作為晚宴或者是其他活動,以利加強會議的亮點,讓與會者們更能留下對臺灣的深刻印象。