E化學院

IAVM VenueConnect 2015─ the 90th Annual Conference & Trade Show



M VenueConnect 2015

the 90th Annual Conference & Trade Show

 

 

姓名職稱:陳瑾緻高級工程師

派赴國家:美國巴爾的摩

年會期間:104年7月31日至8月4日

 

 

摘       要

 

本案係申請經濟部國際貿易局的「協助會議展覽專業人員參與會議展覽國際組織活動方案」參與國際組織年會經費補助,而有幸參加「IAVM VenueConnect 2015 ─ the 90th Annual Conference & Trade Show」(以下簡稱本次年會)。

 

年會主辦單位為IAVM (the International Association of Venue Managers) ,IAVM成立於西元1924年美國Cleveland,為全球最大的場館國際組織,許多會議中心、展覽館、藝文展演中心等場館管理者、提供會展服務的廠商如Freeman等均為會員,目前會員人數達5,000人,分別來自500多個公司組織。

 

本次年會為第90屆年會,今(104)年7月31日~8月4日在美國巴爾的摩Baltimore Convention Center舉辦,約有1,050位來自9國的與會者,包括美國、加拿大、墨西哥、澳洲、紐西蘭、以色列、中國、奈及利亞、臺灣等,96%與會者來自美國。

 

此外,年會中的Trade Show參展廠商約150家,廠商類別包括餐飲服務 (Food and Beverages)、保全(Safety and security)、建築裝潢設計 (Architecture / Design services)、場館營運管理周邊服務(Operations)、舞台視訊(Production)、裝潢家具(Furnishings and Fixtures)、售票系統(Ticketing)等。

 

藉由參加本次年會,除吸取國際新知以提升專業能力之外,也可了解國際年會辦理方式,並和與會的場館管理同業深度交流、分享經驗;同時,透過現場參觀Trade Show及Baltimore Convention Center,將觀察到的場館科技及營運管理等面向,撰寫於心得報告中,以供臺灣會展業界參考。

一、執行內容

    (1)參加專題演講及研討會:強化會展場館管理知識和專業技能。

    (2)參與各項交流活動:與會展場館管理者進行互動交流。

    (3)參觀Trade Show:了解場館管理相關服務及產品。

    (4)參觀Baltimore Convention Center:對美國會展場館管理有進一步認  識。

二、工作成果紀要

    本次年會計有1,050位來自9國的與會者參加,96%與會者來自美國,其他  來自於加拿大約30位、墨西哥1位、澳洲5位、紐西蘭5位、以色列1位、奈  及利亞1位,亞洲部分除臺灣1位以外,其餘來自中國香港等共約5位(與會  者名冊如附)。

    與會者場館型態多為Convention Centers及Arenas(各類場館比例如左下  圖),與會者多為Directors及Managers(各類職稱出席比例如下圖)

                              

          資料來源:IAVM網站(104.7.28)

 

三、專題演講及研討會主題多元

    內容包括領導溝通、強化永續、會展產業趨勢、手機行銷與場館管理、危     機處理等,摘要如下:

 

(1) 題目:何謂好的領導? 

    主講人: Betsy Myers founding director,

Bentley University

內容摘要:

(1) 根據美國的研究,2名美國工作者中,就有1名覺得和工作環境缺乏連結,進而降低工作生產力。

(2) 當人們覺得被尊重、被理解時,可激發工作者表現出最佳的生產力。

    (3) 好的領導會表現在下屬生產力的提升;Betsy教授建議,領導者應從     真誠互動讓下屬覺得被重視開始,養成用心傾聽的習慣、進而讓下屬可以     安心說出真正想法,當每個一起工作的同仁覺得每天比昨天過得更好,就     逐漸改變團隊氛圍、提高生產力。

(2) 題目: Sodexo永續經驗

    主講人:Mike Tully National Executive,Sports,Entertainment &         Gaming,Sodexo


    內容摘要: Sodexo公司目前有43萬名員工,在超過80國的3萬個場地提供     過服務,例如:3,657名員工於2012年倫敦奧運,提供400萬人次餐飲服       務。除此之外,也於加拿大、美國、墨西哥、秘魯等國的會展中心、醫       院、學校等,提供能源管理、清潔、餐飲等場館所需的服務或整個場館的     營運服務。

    該公司的永續措施主要針對餐飲服務,除購買在地當季食品、新增少鹽少     糖少油的餐飲選項之外,也加強食物來源的有機永續,例如:成為第一個     和The Marine Stewardship Council非營利組織合作的公司,重新檢視菜     單,移除15道菜餚,以確保該公司所購買的漁獲產品,均100%具有合法捕     撈認證,減少海洋生物因人類濫捕而受到的傷害。

    該公司設有「The Better Tomorrow Plan」,和客戶一起實踐永續,加強     對會展活動舉辦地的社區服務,捐贈食物給當地社區,並利用其規模經

    濟優勢,要求協力供應商一起執行該公司的永續規則。

(3) 題目: 會展產業趨勢對會展中心的影響

主講人:Stacey Knoppel Director,Sales and Marketing, Baltimore Convention Center

  與談人:Beth Porreca Director,Special events,US Lacrosse Irene     Angelos Vice President,Client Development,IMN Solutions       

  KristinMirabal Director,Global Events, Association of Corporate   Travel Executive

  內容摘要:與談的PEO及PCO建議,對PEO及PCO而言,場館最重要的功能是   提供organized的合約廠商,精確地完成所需的服務;場館管理者應提供   更有彈性的服務,例如有整套package方案、也有可加點的單項服務,故   場館和合約商簽訂契約,亦應注意服務提供的彈性。

場館管理者有時過度執著於「展館設施保護」面向上,而拒絕PEO及PCO對場地提出更有創意的運用方式,建議場館管理者多傾聽客戶需求找出雙方可行方式。

建議展場管理者和當地CVB(Convention and Visitors Bureau)一同加強場館周邊搭配的配套服務,譬如場館APP標註附近購物或美食推薦地點等,更可提升與會者參加會展活動的意願,並達到會展的經濟乘數效果。

與會的Baltimore Convention Center營運長分享心得,該中心隸屬政府所有,故在場地租用合約上很難有彈性,例如合約中所謂force majeure(不可抗力事由)條款,包括天災但不包括暴動,且巴爾的摩會展中心於暴動當月持續對外營運,故與會者因安全疑慮而不敢前往,無法算入「不可抗力事由」,依合約只能向PEO及PCO沒收訂金。

(4) 題目: 手機行銷之於場館管理

    主持人:Tracy Ford Director, HetNet Forum, PCIA

    與談人:Bryce Bregen VP,Sales & Marketing,Connectivity Wireless     Solutions Doug Lodder Vice President,Business Development,      

    Boingo Janet Allen-Smith Director,Regional Operations, Smart       City-Mid-Atlantic

內容摘要:

1、根據統計,每人平均查看手機200次,手機成為生活及行銷活動不可或缺的工具,會展活動行銷將聚焦在和手機結合,例如APP及社群媒體互動等。

2、會中使用Crowd Mics手機APP,與會者下載此APP後,加入相同WiFi網路後,即可線上投票、線上簡訊發問、或用自己手機當麥克風發聲。

3、數位時代來臨,除提升無線網路環境外,建議增加數位友善服務,例如筆電充電處等。打造友善的無線環境是必然趨勢,場館管理者應展望未來3~5年無線網路需求去進行規劃。

4、場館管理者在選擇WiFi合約商時,要確認該合約商有足夠技術能力,去管理不適當的WiFi使用,例如到館觀眾利用場館WiFi大量下載電影影片等,但不能和美國FCC (Federal Communications Commission)關於人民自由使用無線網路的規定牴觸。

5、建議場管理者向PEO及PCO建立「無線網路不是免費」的概念,館方無線網路服務可採分級收費,讓無線網路設備不再是財務報表上的支出,也可能成為未來場館服務收入來源。 

(5) 題目: 意外事件處理及事後管理

主持人:Randy Vogel Director,Theaters & Operations, Mesa Arts Center

與談人:John Wilborn Director, Curtis Culwell Center,Garland ISD Michael Taormina,

Managing Director,Cobb Energy Performing Arts Centre

    內容摘要:

1、德州Curtis Culwell Center暴徒攻擊事件經驗分享:

    (1)美國反回教團體今年5月3日於該中心舉辦The Mohammed Art     

    Exhibit,主張反回教之荷蘭國會議員出席開幕典禮,約200名與會者在 

    場。

    (2) 2名暴徒事先於社群媒體上揚言將進場槍殺所有與會者,館方接獲FBI     通知後,與主辦單位溝通,確認會展活動仍將持續進行,接著與國土安

    全部、FBI等單位進行緊密配合,劃分分工並關閉不必要出入口,利用戶     外停車場與場館之間的空地部署安全人員,在暴徒進入場館前,於停車場     亮出武裝擊傷保全人員,旋即遭已部屬的其他安全人員當場擊斃,僅造       成1名人員受傷,成功避免與會者傷亡。

    2、喬治亞州Cobb Energy Performing Arts Centre的Bill Cosby表演案     例分享:

    Bill Cosby預定今年5月在該中心演出,惟因性侵案,場外集結示威者抗     議要求取消Bill Cosby演出。場館管理者與主辦單位達成共識,確認當天     演出將如期舉辦,透過Ticketing及社群媒體訊息交叉追蹤,得知部分場     外示威者已購票打算進入會場,故於示威者領票時,確認選擇「入場則須     遵守規定不得打擾演出進行」或「退票」意願。

3、建議場館管理者進行危機管理時,應就實際情形,充分運用資源及向外求援,例如運用FBI監控社群媒體技術、請求加強警力、與相關單位一同擬訂不同情境的規劃並確認分工、減少進出動線、增加現場安全管理人員數量、確保現場人員了解各配合事項及通報窗口等;除此之外,平日應和相關單位互動聯繫,才能瞭解緊急求援的正確對象為何、並可提升意外發生時的合作默契。

(6) 題目:Convention Centers

    主講人: Town Hall

    內容摘要:

1、與會者建議,IAVM舉辦之2015 International Convention Center Conference 將於今年10月1~3日舉行,與此次VenueConnect時間過近,IAVM現場回應未來將移至11月近萬聖節期間舉辦。

    2、美國部分地區槍和大麻可合法攜至公共場所,會議中討論熱烈,與會     者分享華盛頓州經驗,槍枝雖可合法公然攜帶,但館方將「槍枝是否攜入     會展場內」的決定權,交給會展主辦單位決定。也有與會者表示,大麻雖     然在該州合法,但攜進會場對會展活動沒有實質幫助,故予以禁止。

(7) 題目: 營造更好的社區環境

    主講人:Jason Roberts Team Better Block

    內容摘要 :

1、Jason Roberts於2006年成立Oak Cliff Transit Authority非營利組織,美化Dallas Streetcar System附近社區,並於2010年提出Better Block方案,讓南達拉斯廢棄建築或老舊街區得以重生,成為咖啡廳、地標景點及自行車道等。

2、Jason Roberts出發點係為了建構能讓下一代生活過得更美好的社區;這樣的理念現已擴散出去,澳洲墨爾本、伊朗德黑蘭等地均有人起而仿效。

3、藉由經驗分享,主講人呼籲場館管理者應增進和場館週邊的社區互動;會展設施附近圍繞和善、安全、乾淨且有活力的社區環境,對社區而言是正面助益,對場館來說,更易吸引會展活動主辦單位來此舉辦活動、更多與會者願意前往參加,對社區及對場館來說均為雙贏。

 

 

四、交誼活動設計貼心、內容活潑

 

除針對第一次與會者設計Buddy program、安排有經驗會員引導交流之外,交誼活動還包括觀賞棒球賽、開幕歡迎酒會、閉幕晚宴等,簡要說明如下:

(1) 項目: 高爾夫球球敘或當地傳承活動

    Foundation Legacy Project)二擇一

    地點: Bulle Rock Golf 或Matthew A. Hensen

    Elementary School

內容摘要: 選擇加入當地傳承活動,約80名與會者分組輪流製作6道午餐,提供給約1,600位當地居民(約125個當地家庭)食用。透過Team work方式一起完成任務,很容易和其他與會者產生共同話題,順利破冰。

(2) 項目: 觀賞棒球賽

    地點: Hilton Hotel、 Camden Yards

內容摘要: 在球賽開始前1小時,於Hilton Hotel 設Reception方便與會者交誼,並選擇地主隊(Baltimore Orioles)出賽場次,此活動不僅與場館管理有關,也讓與會者對Baltimore留下深刻印象。

(3) 項目: 開幕歡迎酒會

    地點: Baltimore Convention Center

    內容摘要: 在展場設有Reception ,提供餐點及飲料,與會者可持續和展     覽攤位廠商持續與談,也可和其他與會者交流互動,最後大家一同歡唱生     日快樂歌,慶祝IAVM邁向第90周年。

(4) 項目: 閉幕晚宴

    地點: National Aquarium

    內容摘要: 巴爾的摩國家水族館位於Inner Harbor 港口旁,當日全館供     閉幕晚宴使用;整面玻璃圍幕讓與會者充分瀏覽內港夜景,每個樓層及轉     角空間,均設有輕食飲料及座位,與會者一邊參觀水族館,一邊交流聯       誼。

 

五、Trade Show打造場館管理者和周邊服務廠商交流平

    展覽共計2日(今年8月1日13~17:30、8月2日 10:30~14:30),共約150家參     展廠商,包括餐飲服務(Food and Beverages)、保全(Safety and  

Security)、建築裝潢設計 (Architecture / Design services)、場館營運管理周邊服務(Operations)、舞台視訊(Production)、裝潢家具(Furnishings and Fixtures)、售票系統(Ticketing)等,據IAVM預估可創造2.5billion美元商機。

 

展中不僅使用 Lead Retrieval方便廠商蒐集與會者資料外,參展產品從低階的地毯及圍欄產品、到高階的雲端場館的能源控管資訊系統都有,展中也提供廠商約20分鐘產品介紹,讓與會者快速了解廠商產品特性。

 

IAVM事先安排DirectConnect活動,類似採購媒合會性質,與會者可事先提出採購預估項目,經IAVM審核通過並有10家以上參展廠商有意商談,與會者可獲本次年會費用全免及2晚飯店住宿免費的獎勵。

 

 

六、行銷方式

此次年會target audience為會展中心、藝文展演中心、露天及室內體育場等場館管理者,IAVM除在網站、自己出版的Facility Manager雜誌、向會員持續寄發年會訊息通知之外,也在Sports Business Journal及部分地區Google關鍵字購買廣告。

根據IAVM統計,IAVM會員所使用的社群媒體,Linkedin使用率最高,其次為Twitter,最後則是Facebook,和臺灣以Facebook為主相當不同。

 

IAVM推出年會APP,內容包含展場定位引導、最新展覽活動通知等,隨時提醒與會者前往廠商產品發表區了解訊息。根據本人實際使用及其他與會者當日經驗,DirectConnect活動申請網頁,僅限美國與會者,外國與會者無法透過網頁申請參與該活動;另APP立意雖佳,但時有自動跳出頁面校正、且有定位功能無法使用等問題,在此提出供會展業界參考。

 

七、現場實地參觀Baltimore Convention Center 會展場館營運

 

參訪共分會展中心、藝術展演中心、運動場等3類,與會者可以擇一參加,本人選擇參觀Baltimore Convention Center。

該中心於1979年成立,於1996年擴建,會展中心並無停車場;據館方人員表示,展館旁雖有公車及輕軌電車到達,與會者若開車前來可停於周邊旅館停車場,但仍常遭受主辦單位及與會者抱怨停車問題。未來臺灣若規劃建置新展館,停車區域規模及進出場便利性應是場館設計的重點之一。

 

該中心修繕經費來自州政府及市政府,故大規模的修繕工程常需分數年完成,平均約2年有500萬美元的修繕經費。由於修繕經費不充裕,該中心於外牆、大門或會議室等處,均未設有電子看板等數位設備,部分PEO及PCO於本次年會研討會議中曾提出,建議場館多增設此類設備,可降低PEO及PCO舉辦會展活動費用,進而提高選擇此場館舉辦活動的意願;該中心則表示近年經費用於添設空中花園景觀,讓空中花園成為會展活動開幕晚宴場地,另因應日常作業需要,增設宴會廳後台工作走道自動門。

 

問及是否增設環保永續等相關設備,館方人員表示原擬依循政府環保節能政策,考慮增裝太陽能板;惟太陽能板花費頗鉅,且去年整年活動天數(含進出場)為72天,節約電費換算回收年限過長,暫不考慮添置。目前該中心執行的永續措施主要為捐贈多餘食物給當地社區、添購食物殘渣處理設備降低廚餘量、加強紙箱回收等管理措施。

 

為讓合約商加強員工專業訓練、提升服務品質、並讓合約商投資之資本成本有時間回收,該中心合約通常設計成5年加5年續約。運行至目前為止,與工會及合約商互動良好。現場人員出入管理,目前以手動方式設各合約商簽到簿,並每日發放流水編號手環進行人員進出控管。

 

八、心得與建議

1.建議持續補助具CEM或CMP證照之會展業界人員參加國際年會如IAVM年會,並提高補助金額。

 

IAVM為美國場館管理協會,現為全球最大場館管理組織,並與歐洲、澳洲等場館管理組織互為聯盟,分享場館管理報告及教育資源。年會為該協會年度盛會,出席人員多半為美國場館高階管理者,亞洲會展從業人員參與極少,現場僅遇見來自瀋陽新天地(Shenyang New World Expo)董事長暨香港會展中心董事的Cliff Wallace;我國會展業者如能多出席參加此類活動,容易獲得注目而加強國際交流、拓展產業人脈,也可獲取會展新知,建議持續鼓勵參加並提高補助金額。

 

2.年會研討內容深入務實,符合場館管理趨勢所需

 

本次年會研討內容重點為領導溝通、環保永續、科技趨勢及危機管理,演講者包括曾與柯林頓總統共事的教授、提供倫敦奧運餐飲服務的廠商、手機及無線網路科技相關業者、舉辦會展活動的PEO、PCO、具危機管理經驗的Curtis Culwell Center執行長等,和與會者分享溝通領導的建議、環保永續推行經驗、手機科技及無線網路需求對場館管理的影響、PEO及PCO對場館設施服務的期待與需求、武裝暴徒攻擊場館的處理過程等,內容多元完整、切合現下場館管理所需。

 

3.交誼地點推陳出新、兼顧不同族群需求,年會主題強調永續傳承及溝通分享

 

根據IAVM統計,90%出席年會的與會者重點放在Networking,此次年會活動設計用心,地點包括棒球場、展場及水族館等,充分運用場地特色屬性;此外,事先對年會新參加者或IAVM新會員安排Buddy Program,讓新加入者有專人詢問請益,並於年會第一日中午安排餐敘,讓新成員能更快融入IAVM;另也針對30歲以下或女性與會者,設有專屬專題討論。

 

IAVM年會課程,不僅提供場館管理知能,也對會員提出Vision;IAVM年會已連續3年設計Legacy活動,服務年會舉辦地的社區,今年則讓與會者有機會至巴爾的摩當地小學,為125個家庭製作菜餚;開幕典禮專題演講,強調領導者的用心傾聽,可激發下屬更好表現及更強向心力;閉幕專題演講,建議場館管理者增加與周遭社區的互動和環境美化,若要讓某一地的會展活動更蓬勃發展,不僅需要好的場館,也需要周遭友善安全的環境吸引參觀者留駐消費,才能發揮會展活動帶來的經濟乘數效果。

 

4.年會中設有Trade Show,為廠商最新產品及科技展示櫥窗

 

IAVM預估今年Trade Show將帶來2.5billion美元商機,展中不僅使用  Lead Retrieval方便廠商蒐集與會者資料外,參展產品從低階的地毯及圍欄產品、到高階的雲端場館的能源控管資訊系統都有,展中也提供廠商約20分鐘產品介紹,而最引起注目的最新互動APP Crowd Mics,讓所有現場與會者可以自己的手機為麥克風發聲,並可同步投票,也實際運用在專題研討會之中。

 

5.參訪Baltimore Convention Center,實地交流展館管理

 

Baltimore Convention Center人員帶領與會者進入宴會廳後台通道、餐廳廚房、卸貨平台、中控室等區域,實地交流討論合約商管理、展館設施更新維修等議題,Baltimore Convention Center表示,為讓合約商加強員工專業訓練、提升服務品質及所投資資本成本有回收時間,合約通常設計成5年加5年續約,運行至目前為止,與工會及合約商互動良好。

 

6.IAVM將於明年推出CVP認證,值得未來進行追蹤瞭解

 

在超過10年的討論後,IAVM完成場館管理教科書,並將於明年推出CVP (Certified Venue Professional)認證,申請者除依申請要求取得100個以上的積分之外,還需3位場館管理相關人員推薦,方符合申請資格。

考試類同CMP,為150題選擇題,內容包含場館專業術語、相關法令等,非IAVM會員也可申請考試,考試地點暫設定在IAVM相關活動地點舉行,例如ICCC年會或VennueConnect年會等,若順利取得認證,3年須重新renew該認證。

目前IAVM尚未針對CVP考試推出認證課程,且受限於考試地點,對臺灣會展產業人員參與考試較為不便,在此提供給臺灣場館管理業界做為參考。

 

伍、照片

 

Foundation Legacy Project ─至巴爾的摩小學製作餐點給當地家庭食用

 

 

                        開幕典禮

 

                         研討會

 

                         研討會

 

                     Trade Show現場

 

                  Trade Show 開幕表演

 

                        閉幕典禮

 

                        閉幕晚宴

 

           Baltimore Convention Center展場

 

            Baltimore Convention Center廚房

 

           Baltimore Convention Center大門

 

       Baltimore Convention Center 2樓空中花園

 

Baltimore Convention Center 紙箱壓縮設備

 

Baltimore Convention Center 廚餘處理設備