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2014年國際展覽暨活動協會(IAEE)年會與會心得報告



2014年國際展覽暨活動協會(IAEE)年會與會心得報告

外貿協會展覽業務處周雅芬

壹、        目的:

全球展覽及活動業界最權威組織之一—國際展覽與活動協會(International Association of Exhibitions and Events,簡稱IAEE) 2014年年會活動於12月9日至11日在美國洛杉磯舉辦。本人服務於外貿協會展覽業務處,很榮幸獲得經濟部國際貿易局補助,參加是項活動。期透過是項活動,拓展個人視野,觀摩國際會展業界盛會與國際接軌。同時藉由參加年會教育訓練課程及配合活動,吸取最新產業新知,強化國際觀及加強專業能力。此外,又可藉機結識國際會展人士,增進彼此互動進行經驗交流。

 貳、        IAEE年會及Expo! Expo!簡介:

一、IAEE年會:

(一)時間:2014年12月9日至11日。

(二)地點:美國洛杉磯會議中心(Los Angeles Convention Center)。

(三)主辦單位及年會活動簡介:

主辦單位「國際展覽及活動協會」(International Association of Exhibitions and Events,簡稱IAEE),成立於1928年,總部設於美國達拉斯,是全球展覽暨活動權威組織,在歐洲與亞洲都設有分支機構。該組織原為美國展覽及周邊相關業者組成的組織,後因會員成員日趨國際化,且全球會展產業朝向多元化發展,其服務也擴大至活動產業。其宗旨在促進國際展覽及活動業的發展和交流,並提供專業教育訓練以提升會員專業知識,目前有來自50國超過1,200個展覽及活動機構與8,500餘位個人會員。

每年年會的活動內容除IAEE理事會外,也包括研討會、研習會(包含展覽認證CEM課程及考試)、展覽活動(Expo! Expo!)及相關聯誼活動等,為全美規模最大的會展業集會。 

二、研討會課程簡介:

今年年會主題為「GO & BE」:

Be Original. Be Daring. Be Ahead of the Curve.

l   SMART

l         CREATIVE

l         INNOVATIVE

l         UNBETABLE

l         IN-THE-KNOW

l         SUCCESSFUL

此次年會活動均環繞著GO & BE…,充滿無限創意及機會。 

    主辦單位在年會前(12月7日至8日)共安排12門CEM Learning Program認證課程,其中包括首度辦理的Consumer Show Management課程。

 年會期間辦理的研討會主題相當豐富多元,涵蓋下列類別:

(一)         Inspiration and Empowerment

(二)         International Business

(三)         Innovation and Creativity

(四)         Industry Information

(五)         Technology Trends

(六)         Partnership Discussions

該等研討會也呈現多元性的的形式與選擇及多元性的選擇:

(一)Interactive Mega Sessions

(二)Pre-Event Educational Experience

(三)Swim Up Technology Sessions

(四)Partnership Panel Discussions

(五)Fly By Sessions

(六)Campfire Sessions

(七)Computer Labs

此外,在課程及活動設計上,也規劃適合學生及入門者、基層人員、中級主管或高階管理等不同程度。 

三、Expo! Expo! 展覽會:

(一)展覽時間:

12月10日 下午3時至5時

12月11日 中午12時至下午4時

該等時段未安排研討會,專供與會者觀展。

(二)展覽地點:洛杉磯會議中心西館( West Hall)

(三)參展業者超過270家:包括美國展覽公司、主要會展城市、會議暨展覽中心、展覽服務及周邊產業,以及加拿大、巴拿馬、英國、荷蘭、比利時和亞洲國家新加坡、韓國等國業者。

(四)專業展覽的專業展:本展集合了最多樣化的展覽周邊產業供應商,堪稱同類展覽中最大的展覽,算是專業展覽的專業展。 

四、「2014 Art of the Show」得獎作品展示區及頒獎典禮:

「2014 Art of the Show」比賽項目包含科技化運用創意、買主推廣宣傳品、Email推廣、Show Daily、平面廣告、展覽攝影、展覽推廣-網站、品牌設計或發展及會議中心推廣等。年會會場大廳設置得獎作品展示區,並於12月11日IAEE Annual Networking Luncheon and Awards Presentation與大會其他獎項同時受獎。 

參、        參加研討會及活動摘述:

一、        參加IAEE亞洲分會(Asia Exhibition Council,簡稱AEC)會議:

IAEE亞洲分會每年舉辦兩次會議,一次在IAEE年會期間舉辦,另一次則於亞洲擇一處舉辦。本次會議除由會長Edward Liu擔任主席,討論分會相關議題,美國IAEE會長Skip Cox、總裁David DuBois、副總裁Cathy Breden及國際委員會主席Steve Sind均與會致辭,且由美國及亞洲各國代表簡介近況,增進彼此了解。

外貿協會葉副秘書長明水於會中表示,美國科技展覽可與亞洲當地展覽單位以合作方式進入亞洲市場,將新的展覽管理知識帶進當地。以臺灣半導體展經驗為例作為借鏡,鼓勵美國會展業者至亞洲發展,尤其是臺灣具備資訊科技、自行車及工具機等產業聚落的優勢。臺灣半導體協會曹世綸總裁亦出席該會議,並於會中分享該會展覽合作經驗。 

葉副秘書長明水將自明年初起接任IAEE亞洲分會AEC新任會長,也是第一位來自臺灣的亞洲分會會長。顯示臺灣會展產業受到國際肯定,有助於提升台灣會展產業的知名度。 

葉副秘書長明水強調,臺灣會展產業未來宜朝向更國際化的發展,將會展產業市場做大,引進最新會展專業知識,特別是在人才培訓上,持續透過IAEE認證教育課程與師資,培訓更多會展人才。 

二、        Exhibition Marketing – Asian Practice

外貿協會葉副秘書長明水為臺灣首位受IAEE邀請於2014年年會演講,該場演講吸引來自美國、泰國、日本、韓國、馬來西亞、印度及中國大陸等各國與會者踴躍參加。 

葉副秘書長明水在演講中介紹亞洲整體展覽市場,分析東西商業文化差異,並和與會者分享亞洲成功展覽案例,如 UBM、Reed Japan等國際知名覽展公司在亞洲成功辦展的祕訣、並趁機推廣臺灣會展產業,包括甫落成啟用的高雄展覽館以及新建中的南港展覽二館與規劃中的台中泊嵐匯會展中心,同時也分享COMPUTEX TAIPEI 2014獲得UFI Marketing Awards的致勝關鍵等。 

此外,依據調查,有多達三分之一的國際會展業者有意到亞洲發展,將有助於亞洲會展產業的發展。葉副秘書長明水建議有意進入亞洲展覽市場的會展業者,可尋求亞洲各國官方會展推廣單位協助,例如:臺灣會展領航計畫(MEET TAIWAN)可為有意進入臺灣會展市場業者提供媒合服務及協助尋找當地合作夥伴。該場演講獲與會者熱烈回應討論。 

三、Expo! Expo! Opening General Session and CEM Class of 2014 Presentation

本次年會開幕典禮中,大會專題演講主題為How to Thrive Among the Chaos & Lessons of the World’s Most Innovative Companies,主講人是Fast Company總經理及主編Robert Safian,該公司的商業雜誌曾獲得獎項肯定。Robert Safian指出在當今文化及商業面臨前所未有地快速變遷的混沌時期,唯一不變的定律就是改變。能夠開創新局的人往往是Generation Flux,他們抱持成長(Growth)而非固定的(Fixed)心態(Mindset),運用正確的工具並勇於嘗試創新,他們的觀點及策略極有可能將混亂轉變為規範,成為引領改革方向、定義未來的新世代領導者,例如Apple、Google等公司皆是。

此外,開幕典禮中也安排本年通過國際展覽認證(CEM)人員上台接受全體與會人員的祝賀,也代表對渠等專業能力的肯定。 

四、General Session Keynote - Relationship Revolution: Building Better Connections in the Digital Age大會專題演講主講人Seth Mattison提到,傳統的組織圖已不足以形容現今十分綿密的人際關係架構。儘管我們處在高度電子化社會,在商業上,不管是組織或個人,創造強有力的人群關係,才是成功之鑰。可以在時間及精力平衡以及虛實空間兼顧下,善用各種社群媒體,達到更深化及有意義的人際關係連結。還有,他的另一演講重點:我們對於本身試圖創立的世界所做的決定,才是關鍵所在!而我們過去在教室裡所學習到的行銷學4P(Product, Placement, Price, Promotion)如今有了新的意義:界定組織的目的(Purpose)、雇用能協助發展產品(Product)的人們 (People),並且界定促使組織前進的程序(Process)。 

五、The Green Edge: How to Green Your Trade Show and Help Your Exhibitors Save Money:

講師Tom Bowman是The Green Edge一書的作者,該書為第一本為綠色會展活動而寫的著作。在課堂上,作者親自說明綠色會展的重要性,也呼籲會展業者應重視並致力找出更多的綠色會展作法。

 許多成功的企業已體認到綠色會展的作為,可增強企業品牌形象、激發創意,並且強化客戶的信賴感,同時也可降低成本及提高股東價值。

會展企業宜建立自己的綠色目標及作法,並在企業內由上而下地建立架構及重視,才比較能夠推動。雖然目前並無一定具體可行或正確的作法可供參考,但唯有不斷努力嘗試才可能得到印證。

講師也提到目前有ISO 20121活動永續管理系統的新國際標準。 

六、Curious Why Your Global Attendee Base is Not Growing? You Might Not Use the Right Marketing Strategy

本項課程引言人為Claudia Maurer,3位與談人為Jo-Anne Kelleway、Denise Capello及Stephanie Selesnick。她們以自身實地觀察及經驗分享心得,提醒大家在進入中國大陸市場、歐洲市場及中南美洲市場從事會展活動時,應注意文化、語言、翻譯、商業習慣及行銷方式甚至手勢等相關的種種細節,並探討可能的問題及因應。例如:在中國大陸市場大力推薦的行銷工具是使用社群媒體WeChat;而在注重隱私的歐洲市場,可使用e-mail行銷,但不建議使用電話行銷。至於中南美洲市場,可使用e-mail或DM推廣。此外,與談人均表示與當地的產業公協會合作,對有意進入國外市場的會展業者非常重要。 

七、Beyond the Booth - New Exhibit Hall Models for a New Generation ofExhibitors

講師Christopher Ware表示,美國傳統的攤位大小為10英尺x 10英尺的標準攤位。近來的新趨勢則是強調更多的互動空間,因此較小的攤位,例如:5英尺x 5英尺,也是種可行且省錢的方案。他的概念重點在於讓攤位有更多開放的空間,以增加與參觀者互動交流的可能性。本堂講師除以實際案例圖片展現,甚至也以如何使美國丹佛市車站成為一項會展活動的酒會場地為例,說明他的新主張。 

八、Meetings Mean Business:

IAEE除積極推動Exhibitions and Events Mean Business外,近年來也相當關注Meetings Mean Business。此舉意味著各會展協會組織間更為密切的合作,以分享資源方式取代以往競爭的局面,可將會展產業市場帶進更廣大的領域。 

肆、洛杉磯會議中心(Los Angeles Convention Center,簡稱LACC)簡介:

洛杉磯會議中心係由Anschutz Entertainment Group (AEG) 營運管理,擁有先進的展覽及會議設施,每年舉辦350項展會活動,吸引超過200萬人次造訪。該中心的展館、塔樓、大廳與中央廣場的會議室相連,形成一個完整的會展場館。 

洛杉磯會議中心場館設施具備下列特色:

一、擁有147,000平方英尺的會議室、720,000平方英尺的展覽空間。

二、具有64間無柱的會議室。

三、1間299個座位的劇場。

四、全棟建築可提供WiFi服務。

五、48個具備照明有頂的卸貨平台。

六、獲得美國綠建築協會認證(US Green Building Council’s LEED-EB GOLD Certification)。

七、提供當地超過12,000個工作機會。

八、交通便利,提供5,600個停車位,包括電動車充電站。 

伍、心得與建議

一、        會展活動主辦業者宜善加運用多元化的廠商贊助項目:

    IAEE 年會開放許多廠商贊助項目,使主辦單位在有限資源及人力下,仍能順利圓滿辦理年會各項活動,主要可歸功於來自各界豐沛的贊助資源。本次年會贊助廠商名單,除刊登在大會手冊及官方網站上,並在年會會場大廳、廊廳、展覽場地及戶外活動場地等地設置資訊看板上揭示。外外,在會議室及休息室內也常見到贊助商的指示牌或文宣品。 

會展活動主辦業者亦可思考開放更多元化的廠商贊助項目及贊助商露出機會,來借力使力地使各項會展活動在有限預算的情況下,能有適當的贊助來源,一方面可節省主辦單位成本,另一方面亦可提供更佳的服務及設施。 

二、        持續推動綠色會展是主流方向:

本次在課堂上,講師特別詢問在場學員,是否曾聽過ISO 20121?本人很興奮地舉手表示聽過。 

2012年公告的新國際標準 — ISO 20121活動永續管理系統(Event Sustainability Management Systems)涵蓋「經濟」、「社會」及「環境」等三大面向,在「軟體服務」方面必須落實永續,在「硬體服務」方面也必須投入永續行列。 

由經濟部主辦、外貿協會執行的「臺灣會展領航計畫」中的「綠色會展」專案為與國際環保永續潮流接軌,已將此一國際標準— ISO 20121活動永續管理系統導入臺灣會展產業。 

外貿協會南港國際展覽中心為「綠色會展」專案的執行單位,本年除輔導會展活動導入ISO 20121系統外,本身也以身作則,將該中心營運的南港展覽館導入難度更高的組織型ISO 20121活動永續管理系統(Event Sustainability Management Systems),並於本年12月獲得ISO 20121授證,是目前國內導入ISO 20121認證最大的場館,也是SGS在亞洲所頒發的第一張ISO 20121國際展覽館的認證證書。 

由此,可以見證政府帶頭推廣環保永續的行動決心,堅持綠色會展的主流方向,期望國內會展業界對綠色會展議題能予以更多的關注與投入,共同來推動綠色會展。 

三、IAEE年會運用多元的活動及課程凝聚會員向心力值得學習:

IAEE年會期間,主辦單位舉辦各項會議、酒會、餐會及頒獎活動、Expo! Expo!展覽會、抽獎活動、參訪活動及慈善活動等,以及提供CEM認證課程及各式各樣的教育訓練課程等,讓與會人士在最短時間內得以吸收最多的會展新知,提供與會人士的多方面的聯誼及交流機會,有效凝聚會員向心力。此種年會活動的辦理方式,值得會展業者學習。 

四、會展單位互相合作分享資源的作法值得推廣:

IAEE除積極推動Exhibitions Mean Business外,近年來也相當重視Meetings Mean Business。此舉顯示各會展協會組織間的合作將更為密切,以分享資源方式取代以往競爭的局面,可將會展產業市場帶進更廣大的領域。 

成功的展覽少不了會議活動的搭配,而國際會議活動亦往往伴隨著展覽呈現新產品及新服務的推廣。因此,會議及展覽單位,如能互相結合,分享彼此的資源,該等作法值得推廣。 

五、展示攤位上具有更多的開放互動空間是新趨勢:

在Beyond the Booth - New Exhibit Hall Models for a New Generation of Exhibitors課堂上,講師以實例介紹展示攤位上具有更多的開放互動空間是新趨勢。 

本人觀察到在本次年會的Expo! Expo! 展覽會,也已經呈現出該種攤位展示的新趨勢。攤位上有更多的開放空間,讓與會者更從容地在攤位上與參展商互動交流,促進有效的溝通及商機洽談。此外,亦可因此節省部分攤位布置費用。 

六、建議國際貿易局持續補助我國CEM/CMP獲證者參加IAEE年會:

本年IAEE年會空前地成功,期間全美及國際主要會展業界菁英齊聚一堂,,來自展覽主辦單位的與會人數大幅成長30%,與會總人數也成長23%。參與亞洲分會會議的人數也是歷屆人數最多的一次。 IAEE主辦單位表示,明年年會的國際酒會(International Reception)將需要更大的場地,以容納更多的國際與會人士。 

很感謝國際貿易局提供補助,讓本人有機會參與此項IAEE盛會。建議國際貿易局未來持續補助我國CEM/CMP獲證者參加IAEE年會,一方面藉由該年會所安排之課程及活動再進修,另一方面更可藉機與來自全球的會展菁英交流會展經驗,尤其是參加IAEE亞洲分會會議,與亞洲鄰近地區,如韓國、日本、香港、印度、中國大陸、新加坡、馬來西亞、泰國等會展單位建立人脈關係,了解亞太區國際展覽動態,增進未來合作的機會。

陸、年會照片