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國際專業會議籌組者協會資深專業課程 Level 2 IAPCO EDGE Seminar課程內容摘要分享




國際專業會議籌組者協會資深專業課程

Level 2 IAPCO EDGE Seminar課程內容摘要分享

 

 

 

作者:培訓中心 曾尹宣、王雅儒,會展專案辦公室 涂詠婷

 

一、課程/講師介紹

國際專業會議籌組者協會(The International Association of Professional Congress Organisers, IAPCO),以提升各國專業會議公司的會議籌畫能力為目標,透過持續教育、會議認證提升會員的會議產業服務水準。

EDGE Seminar為IAPCO辦理之會議專業課程,今年為本課程引進台灣的第三年,由IAPCO、中華民國對外貿易發展協會、中華國際會議展覽協會及集思國際會議顧問有限公司共同辦理,並由經濟部國際貿易局指導。今次課程講師包括IAPCO會長Mathias Posch、IAPCO 執行長Martin Boyle以及PCMA區域總裁Antonio Codinach。

 

二、課程表

日期

時間

主題

4月18日

09:00 - 09:30

Registration & Coffee

09:30 - 10:15

Introduction and first Ice Breaker

10:15 - 10:30

Intro to IAPCO

10:30 - 11:15

Winning Business - Basics on Bidding

11:15 - 12:00

Valuable tips & Case Study

12:00 - 13:15

LUNCH

13:15 - 13:30

Introduction to Group Work

13:30 - 14:45

Group Work on Bidding

14:45 - 15:15

Coffee Break

15:15 - 15:45

Group Work Presentations

15:45 - 16:45

The Future is here - trends in the meetings industry

16:45 - 17:00

Wrap up of the day

17:30 - 19:30

Welcome Reception

4月19日

09:00 - 09:15

Intro & Ice Breaker

09:15 - 10:00

The numbers game - Budgeting & Accounting

10:00 - 10:45

It's about partnership - Sponsorship & Fundraising

10:45 - 11:15

Coffee Break

11:15 - 12:00

Fill the seats - Marketing Strategies and Trends

12:00 - 13:15

LUNCH

13:15 - 13:30

Introduction to Group Work

13:30 - 14:30

Group Work on Sponsorship & Marketing

14:30 - 15:00

Coffee Break

15:00 - 16:00

Amaze your audiences - Meeting Design

16:00 - 16:45

Getting the message across - great Program Management

16:45 - 17:00

Wrap up of the day

4月20日

09:00 - 09:15

Intro & Ice Breaker

09:15 - 10:00

Business Models & the value Proposition

10:00 - 10:30

Achieving desired results - Negotiation Skills

10:30 - 10:45

Break

10:45 - 11:30

Managing Clients & People effectively

11:30 - 11:45

Group Discussion and Wrap up of the day

11:45 - 12:00

Certificates

 

三、課程內容摘要

1.Winning Business - Basics on Bidding

競標會議能帶來的好處有許多,包括促進城市發展、協助飯店提高住宿率、整合產業、滿足社會需求、發展產業、增加工作機會、促進觀光、或解決全球性的問題。

而在競標會議前,應先進行資料的蒐集與分析,瞭解客戶的需求,包括預算、收入來源、會議辦理目的、預期的參加者及講者等等,以提升競標成功的機率。

講師並帶領學員進行分組討論,藉由扮演可能參與競標的利益關係者,如PCO、場館人員、客戶等,思考不同身分角色可能會關心的面向,引導大家思索競標時應重點著墨的項目。

 

2.Valuable tips & Case Study

爭取會議時,應考慮如何藉由會議帶給與會者深刻印象。許多人會誤將飯店當作爭取會一時的賣點,然而事實上,提供特殊的會議場所、綠色會展的運用、在地化、特色觀光或特別的活動,以及提供與會者特別的會議經驗,才是真正能為爭取會議加分的重點。

 

3.The Future is here - trends in the meetings industry

(略)

 

4.The numbers game - Budgeting & Accounting

It's about partnership - Sponsorship & Fundraising

根據統計,89%的會議辦理者認為「贊助」是辦理會議最艱困的挑戰之一;有69%的人甚至將之列為最艱困的挑戰。

贊助商願意贊助的理由,主要是基於廣告的需求、或未來合作關係的建立。而藉由提供數據佐證、提供客製化的贊助方案及多重接觸管道建立,有助於提升成功拉取贊助的機率。

在尋求贊助時,應事先規劃拉贊企劃,建立時程表,並按步就班地執行。尋求贊助失敗的原因有很多,包括提案不符合贊助商需求、提供的利益未與時俱進、溝通不良或資訊不夠充分,導致贊助商不瞭解提案訴求而無法採取下一步行動等。

另外,在尋求贊助時,應注意會議性質,避免出現不合宜的贊助品項。如醫學年會的贊助品項應避免具「禮物」性質。

 

5.Fill the seats - Marketing Strategies and Trends

「教育」是許多人參與會議的主要理由,因此講座的主題、以及講者的演講技巧就變得至關重要。辦理會議時應先訂定會議主題,並瞭解講者及觀眾。

優秀的專家並不一定是優秀的講者,運用技巧提升講者演講能力,例如替講者安排演講訓練、或藉由演講形式的調整、輔助工具的應用等,都能協助講者更完整的傳達演講內容。

而針對與會者,因為所有人皆來自不同地方,擁有不同的背景知識、專業及及對會議的期待,故應盡量在此間尋求平衡,包括選擇觀眾會感興趣的議題、提供最新知識、提高互動並運用創新科技。

 

6.Amaze your audiences - Meeting Design

會議的形式、與會者對會議的期待都有所轉變,現今的參加者較以往更為期待參與式和互動式的會議,而非僅只是坐著聽講。

會議,尤其國際會議的參與者可能來自各個國家,擁有不同的文化背景,藉由文化的應用,可以塑造出不同的會議氛圍。會議場所的選擇、布置、創新科技的運用等也會影響與會者對會議的感受。

有些人會擔心新興科技的崛起,如線上會議或會議影片的分享將會降低人們親身參與會議的意願,然而現今的會議強調的是「體驗」,藉由塑造「wow effect」,創造令與會者難忘的會議經驗,才是現今的會議趨勢。

 

7.Getting the message across - great Program Management

Interprefy  口譯服務軟體公司提供會展及活動即時翻譯的服務,與會成員只需下載APP即可在個人的手機上獲得即時翻譯的服務,可以降低主辦方人力及設備租用的成本,越大型的活動可以降低的成本就越高。有別於傳同的現場翻譯服務,該公司提供的服務是透過網路,即時將現場的演說傳給網路另一端的譯者,進行即時的翻譯,打破時地的限制。

 

8.Business Models & the value Proposition

PCMA的介紹(略)。

 

9.Achieving desired results - Negotiation Skills

談判指得是二個或以上的勢力,根據各自的需求及期許進行協商並取得共識的過程,其目的是為了達成協議、解決衝突或做出決定,是個「異中求同」的過程,可能會極花時間,並且最終必須要有結果。

在進行談判時,文化差異也是需要考量的問題,例如:在某些文化中,「直接拒絕」是極不禮貌的行為,但在另一些文化則不適合太過婉轉的說話方式。

現今的談判著重的是雙贏的局面,因此,協助客戶定義問題,並盡可能提供可行的解決方案,將有助於談判目的的達成。

 

10.Managing Clients & People effectively

我們都同意「不同的人,擁有的能力也各不相同」,錯誤的領導方法極有可能導致錯失良才。講師列舉了九種看似正向的工作/領導態度、卻極可能降低共事者的工作熱忱。

(1) IDEA GUY:IDEA GUY擁有許多的創意和想法,但卻容易使共事者覺得目標太過分散,難以抓住前進的方向。

(2) ALWAYS ON:這類人有如勁量電池,永遠充滿活力,卻易使共事者覺得筋疲力竭。

(3 )RESCUER:RESCUER喜歡扮演拯救者,但極可能使周遭的人感到過於保護及綁手綁腳。

(4) SETTERPACE:與ALWAYS ON有些相似,總是進度超前,但易使共事者感到難以企極而失去努力的動力。

(5) RAPID RESPONDER:RAPID RESPONDER指得是習慣越俎代庖的人,總是迅速地完成他人的工作,久而久之共事者就會失去工作的積極性。

(6) OPTIMIST:太過樂觀的人容易忽略周遭的壓力與困境。

(7) PERFECTIONIST:PERFECTIONIST雖擅長指出他人錯誤,但若凡事太過親力親為,易使共事者失去自我提升的機會與動力。

(8) Protector:Protector也容易容易使周遭的人感到過於保護及綁手綁腳。

(9) Strategist:Strategist擁有遠見,但容易使共事者感覺受到限制。

在給予他人建議前,最好先建立信任關係,以理解包容的態度溫和地給予建議。釐清問題的過程往往比找出解答更具價值,可以藉由引導思考的方式,協助被建議者找出答案。

 

11.其他

客戶尋找服務廠商首重的三個E:Experience(經驗) 、Efficiency(效率)、Expertise(專業)。案例分享:A公司開始不向客戶收取行銷的費用,目的是防止客戶降低行銷這方面的成本,為提高研討會品質,A公司提供講者練習演講的課程,原本講者可能有好的題材與內容、而沒有好傳遞方式,透過練習演說,可以讓好的內容更完整、有效地被聽者吸收。

 

四、結語

為期兩天半的「IAPCO EDGE Seminar」課程內容豐富,課程架構和設計無不令人驚艷。從每天一踏進教室,主辦單位就以有趣的分組方式為學員分桌,如:尋找與手中顏色相符之桌卡,或比對放置於桌上iPAD所播放出來聲音,是否與手中瀑布、涓涓細流、下雨、河流等圖片內容相符,來尋找正確之座位。另外,破冰遊戲除了讓學員們可快速融入彼此交流外,更延續至課程內容中,讓課程更加活潑生動。

 

此次課程中講師以競標技巧、競標團隊內各角色之定位、會議產業未來趨勢、贊助及財務管理、會議體驗設計、談判及應對客戶技巧等面向詳細解說並透過分組討論及遊戲,讓學員簡單理解,破除盲點。另外,藉由案例分享,更可以從中學習不同的觀點以及處理方式。

 

今年學員除來自國內會議公司、政府單位、飯店、公協會外,亦有多位來自泰國、法國、韓國、中國大陸、日本等國會議局及會議公司共襄盛舉。透過來自不同的專業領域及國家學員相互交流及分享,從中獲得許多寶貴的經驗,對未來競標會議至舉辦會議每一個環節將更能以不同角度去著想,規劃細節上能更加全面。

 

課程中,講師不斷提及「內容是取勝關鍵點」,而這兩天半的會議流程,主辦單位完美地實踐這句話。參加該課程除了獲得許多會議新知、與各國專業人士交流外,從「IAPCO EDGE Seminar」課程安排及設計的細節中,更是獲益良多。