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2018 年國際會議認證者專屬年會(CMP Conclave 2018)心得報告Part Two



 

2018 國際會議認證者專屬年會(CMP Conclave 2018)心得報告

                 

服務機關:開南大學

姓名職稱:魏映雪  助理教授

派赴國家:美國

出國期間:107/11/15~107/11/20

報告日期:107/12/6


、講座與課程摘要

EIC在本次的年會中,依循過去幾年的經驗,除了三天會期的專題演講、分組研討和綜合座談外,也安排了數場會前研討活動,除了同時舉行的分組活動和會前活動必須擇一參與外,其餘講座與課程皆依議程參加。茲依會議進行日期與時間分述如下:

 

(一)、醫療保健會議上午場:11月16日(五)上午8:30~11:30,Taking the Mystery out of Healthcare Meetings (part 1)

上午場的內容主要在於釐清銷售、規劃與管理醫療健康照護會議的觀念,透過互動軟體和小組討論,增進參與者對國際規範和法規、健康照護專家(Healthcare Professionals, HCPs)的定義、醫療產品的生命週期與相關會議的型式、與成功辦理醫療會議的關鍵因素的瞭解。本活動以邀請伯明罕當地擅長辦理醫療會議的業者Shannon Johnson 與主講者之一的Aleka Garcia 進行座談作結,透過Shannon 的現身說法,讓我們除了知道招商的過程需要解決的各種問題之外,也知道伯明罕當地由於有知名的醫療院所,因此舉辦醫療與健康照護會議的機會頗多,CVB也提供了必要的資源與支援,使業者招商更加順利。本場活動在中場休息時間,提供參與者一份拼字遊戲文件(如附件三),讓參與者可以透過找尋醫療保健專業詞彙的過程,熟悉專業用語;也提供了CMP-HCP的認證規定、程序和講義取得的途徑,鼓勵參與者取得認證。

 

 

  圖四、伯明罕辦理醫療會議的業者Shannon Johnson 與主講者之一的Aleka Garcia 進行座談

 

 

(二)、災難經驗-風險管理模擬:11/16(五)下午1:00~3:00舉行,The Disaster Experience - A Crisis Management Simulation

這場研討活動,以在佛羅里達州辦理的一個會議活動期間,面臨的各種意外的人為或自然災難,所導致組織的壓力和混亂,及這些災難事件影響組織長期為客戶提供產品和服務的能力的狀況,請參與者分組討論並提出解決之道。在模擬情境中,學員們透過一次又一次的腦力激盪,瞭解各種災難發生時,對企業、人們的工作、生活和家庭的可能影響,並設法處理這些混亂所造成的意外中斷,預防可能產生的經濟損失,也歸納出「安全第一」是辦理活動時最該重視的原則。講師提供了模擬情境會議的資料、延伸閱讀和參考範例等三份資料,如附件四至六。

 

(三)、開幕綜合座談:11/16(五)下午4:30~6:00,Make your meeting re-memorable

身為作家、幽默家和詞曲作者的Patrick Henry,在開幕的專題演講中,融合了原創歌曲、故事和訊息,創造了一個獨特的主題演講體驗。他分享3種思維模式,提供讓聽眾的會議可以再次難忘(re-memorable)的方法,包含:「領導心態(Lead The Way Mentality)」、「鼓舞心態(Cheers Mentality)」及 「再多一吋心態(Extra Inch mentality)」,讓會議從令人難忘的變為再也難忘(RE-Memorable)。

 

  圖五、開幕專題的講者與主持人

 

(四)、11月17日(六)的早餐時間,搭配了EventX短講活動進行。

EventX 是由與會者利用手機應用程式從「Becoming unstoppable – success secrets of a four time Olympian」、「Floating on top」、「My story」、「From behind the scenes to the stage」、「What’s your EQ?」、「Romper Room Rules for young (and older) meeting professionals」、「The 5 reasons people fear elephants and donkeys」、What’s the ROI of You?及「Sustainability and the events industry: what's next」等七篇內容中,投票選出與會者最希望聽到的其中四篇,請四位講者在早餐時間,站上宴會廳的主舞臺,進行每人10分鐘的短講。第一位短講的講者 Roger Rickard 分享他的主題「The 5 reasons people fear elephants and donkeys」,提岀5個讓人們遇事卻步的理由,期望透過理解恐懼的來源,激勵眾人克服內在的恐懼,解決問題。第二位講者 Mariela McIlwraith 談的「Sustainability and the events industry: what's next」期望永續性的概念能夠深入活動產業,從揭永續發展的目標與會議產業間的關聯性,說明實踐的可能性。, 第三位講者Carol Krugman於1996年獲得CMP認證,從業年限已達35年,她透過「Romper Room Rules for young (and older) meeting professionals」提出批判性思考(critical thinking)、專業化、終身學習三點作為成功的會議專業人士的要領,並提出「5 Do Bees」做為實際應用之道。第四位講者 Joanne Dennison以「What’s the ROI of You?」來闡釋身為CMP對組織與產業的具體貢獻。


()、分組活動一 1117日上午9:45~10:45,含CMP Lab 4組,選擇參與「Your Latest Budget Friendly Event Technology」

這一場研討活動的目的在於介紹辦理活動時,在成本控制的考量下,如何透過科技整合解決方案,達成在有限的預算下,達成活動的目標。會議專業人員在掌握最新的活動科技的發展的情形下,訂定採購決策,並製定謹慎的實施策略。主講者分門別類地向聽眾介紹各種不同需求條件下,可以利用的線上科技工具,並建議在選用時,務必考量各自的經費限制、活動辦理條件,來採購所需的工具,並訂定可靠的實施計畫。

 

(六)、分組活動二:11月17日上午11:15~12:15,CMP Lab 5組,選擇參與「Fighting Food Waste: A Triple Win for People, Planet and Property」

食物浪費是產業、環境和社會現今所面臨的嚴重問題。 目前已有許多經過驗證的做法,可以幫助活動專業人士節省資金、減少浪費並支持社區永續惜食計劃,藉由本研討活動,探討食物浪費的影響和原因,學習設計菜單的實用技巧,來提供減少浪費、節省資金的服務方式,並習得進行安全的剩食處理計劃。

 

(七)、11月17日(六)的午餐時間,搭配了「You have 7 Seconds. Make them count!」綜合座談活動進行。

這場午餐時間的綜合座談活動,Sylvie透過互動通訊軟體、人際互動小遊戲來讓聽眾了解第一印象形成的方式,及它們對自己與世界(他者)看待自己的方式產生的影響。同時使聽眾能瞭解第一印象背後的心理學,及認知偏見和過濾器如何形成第一印象的快速判斷。服裝、態度、溝通方式及在網路社群展示自己的方式,在形成第一印象的過程中,具有相輔相成的影響。透過這次的專題演講,聽眾可以更加瞭解如何透過圖像管理的五個核心原則,來建構更為強化的人際與企業關係,以形塑個人品牌形象和專業聲望。

 

(八)、分組活動三:11月17日下午2:00~3:00,CMP Lab 5組,選擇參與「Where Meetings & Events Are Going: Predictions for the Future of our Industry」

即使是在資通訊的進展日新月益,大幅影響人類生活與溝通方式的現代,面對面的溝通方式,並未式微。會議產業在面對資訊的快速變革, 從更具吸引力的整體體驗,到替代場地選擇的動態演變,活動規劃者和供應商努力地根據這些趨勢,來預測、調整和創新會議的樣貌。這場研習活動從這些面向探討活動規劃者與供應商在面對時代的改變時,如何從影響需求的各項因素中,尋求因應之道。

 

(九)、分組活動四:11月17日下午3:30~4:30,CMP Lab 4組,選擇參與「 Secrets Of The General Session: A Peek Behind The Curtain」

綜合座談會如何設計會影響與會者的體驗。即時通訊、24小時連結、YouTube、Instagram、Snapchat、Twitter、亞馬遜、Netflix、谷歌等通訊技術改變了我們在世界上的連繫與生活方式,會議專業人員面臨著提供更具活力和難忘的活動的巨大壓力。在這場互動的研討會中,聽眾可以發現如何提高與會者的參與度,同時為贊助商和會議所有者提供更多價值。 二位講者分享了如何透過改變會議,來產生更多影響和相關性的秘密。透過這次的討論,有助於在未來規劃會議時,利用體驗式設計策略,來增強會議體驗並提高參與者的參與度、發展創造性的呈現方式,讓贊助商樂於支持、並能從影音資源應用的技巧,獲得最大的利益。

 

(十)、分組活動五 1118日上午9:45~10:45 3組,選擇參與「All about you - preparing a leadership development plan」

這場分組研討會主要的目的在於強調合作關係的建立,有賴良好的溝通過程,講者從簡單的美式日常食物花生醬三明治的製作過程開始,請聽眾二人一組透過對談來瞭解三明治的製作過程,並邀請二組聽眾進行溝通示範,讓聽眾可以瞭解溝通的重要性。在發展LDP的過程中,為活動參與者創造出高品質的體驗,獲致良好的成果,並創建互惠的客戶/供應商夥伴關係,解決實際問題、增進商業價值。LDP計畫如附件七所示。

 

  

 圖六、指導製作花生三明治的溝通過程

 

(十一)、閉幕專題演講「Five Steps to Make the Impossible Possible」:

閉幕專題演講邀請到「讓不可能成為可能的五個步驟」的作者Ben Nemtin來分享他和他的三個朋友,如何從在一張紙上潦草寫下的100個不可能的夢想,在夢想逐步實踐的過程中,讓這場活動發展為數百萬人的全球運動,並巧妙地將他的故事與我們日常生活聯繫起來。從這個引人入勝的故事中,講述了實現艱鉅任務所需的堅持,從而創造將「夢想」轉變為「專案」的途徑,進而成功,並將這些成功的經驗四處分享給眾人,激勵大家都能逐夢踏實。

 

     圖七、閉幕專題演講

、活動照片


  伯明罕人權紀念館

 

贊助者市集中的伯明罕展攤

贊助者提供的歡迎茶會

 

開幕歡迎晚宴

 

 

 

 

 

 

 

參、心得及建議

一、心得與建議

CMP專屬年會為EIC為促進CMP交流經驗、建立人脈、學習新知、提昇自我、奉獻能力所辦理的年度盛會。在此一聚集來自全球CMP的活動中,透過產業界的佼佼者與先驅的經驗分享,可以感受到為專業的進步燃燒的熱情和努力,也可以充分體會善用時間和資源規劃會議活動的重要性。

從參與年會的過程中,可以發現許多值得借鏡之處,未來有機會籌辦會議時,可以設法實踐:

 

(一)、善用互動軟體蒐集參與者的意見與反應,做即時的回饋:本次參與的研習活動中,有二位講者要求參與者事先登入互動軟體,透過即時的回饋機制,可以瞭解參與者的看法,並做回應。

 

(二)、應用手機APP傳遞訊息,進行投票,使與會者有參與決策的機會:EventX短講活動的四位講者為與會者於前一天投票選出的講者,備受期待。APP除了公告訊息外,與會者也可以藉此管理、安排所要參與的議程單元。

 

(三)、充分利用時間,規劃互動熱絡的活動:CMP專屬年會的三天的議程,可說將時間的利用發揮到極致,在用餐之餘,仍安排了互動交流的研習活動,讓學習活動更加緊湊。

 

(四)、善用贊助,創造雙贏:安排贊助者市集,讓與會者在中場休息時,可以和贊助單位在攤位洽談。主要的贊助者伯明罕市CVB,安排各種曝光的機會,讓與會者感到賓至如歸。而專題演講、綜合座談等大型講座活動的講者及主持人等,皆尋求贊助,贊助的講者們和主持人的表現,為他們的專業形象加分不少,同時也打開知名度,創造新的商機,主辦單位則省下邀請的費用。

 

(五)、時程安排兼顧早到者和較遲離開者的福祉,同時為主辦城市進行宣傳:會前的美食之旅和會後的人權之旅,提供會議前抵達辦理地點或是稍遲才離開的與會者安排活動的困擾,同時也能進行城市行銷。另外會前的研習活動,也充分利用時間舉行,讓早到者有其他選擇。

 

二、參與效益

(一)、透過參與專題演講和分組研討活動,獲得會議與活動產業的新知及使用社群經營顧客關係的技能。

 

(二)、參與大會辦理的活動,拓展專業人際網路:透過和講者、與會者的討論和交換名片的過程,返臺後已與數位與會者以電子郵件互相聯繫,獲益良多。

 

(三)、從EIC辦理本會議的歷程,亦即與會者從註冊到實際與會的過程,有助於觀察並體驗會議運作實務。

 

(四)、在獲得CMP更新認證的繼續教育時數合計15小時之外,從EIC的隨選學習網站中,可取得本次年會之所有研習活動的影音紀錄,除了可以補齊錯過的分組研討的內容,也可以隨時回顧參與過的活動,無需額外付費,而能隨時進行線上學習。