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2018 年國際會議認證者專屬年會(CMP Conclave 2018)心得報告Part One




2018 國際會議認證者專屬年會(CMP Conclave 2018)心得報告

                 

服務機關:開南大學

姓名職稱:魏映雪  助理教授

派赴國家:美國

出國期間:107/11/15~107/11/20

報告日期:107/12/6



摘要

 國際會議認證者專屬年會 (CMP Conclave) 是業界唯一一個只提供給通過國際會議認證者參與的會議活動,每年在美國各地輪流辦理為期三天的會議,2018年CMP專屬年會於11月16-18日在美國阿拉巴馬州伯明罕市(Birmingham, Alabama, USA)召開。此三天的會議,正式會議始於會議首日下午,於第三天的中午結束。參與此項年會活動,不僅能增進個人知能,獲得認證更新的再教育時數,同時也能觀摩會議的辦理過程及拓展人脈、促進交流,體驗舉辦城市的文化及會議設施,達到厚植會議專業的目的。

 

壹、目的

國際活動協會(EIC)創立於美國,前身為Convention Industry Council (簡稱CIC),由於各類型活動的重要性日漸提升,且會議亦屬於一種活動,所以於2017年改名。EIC目前共有33個會員組織,包含103,500位獨立會員與19,500家機構。EIC自1985年開始辦理國際會議認證Certified Meeting Professional (簡稱CMP),規劃10大類主題課程,提供具有會議規劃相關經歷的學員參與課程。透過系統化的知識傳授與實務經驗交流,資格審核通過的學員,經考試後取得認證,再經由每五年的認證更新,讓獲證者的知識與技能能與時俱進。

國際會議認證者專屬年會 (CMP Conclave) 是業界唯一一個只提供給通過國際會議認證者參與的會議活動,每年在美國各地輪流辦理為期三天的會議。與會者在這項專屬會議中,可以分享專業經驗,增進知識與技能,並擴展人際網路,吸引來自全球各地的CMP參與盛會。參與此項年會活動,不僅能增進個人知能,獲得認證更新的再教育時數,同時也能觀摩會議的辦理過程及拓展人脈、促進交流,體驗舉辦城市的文化及會議設施,達到厚植會議專業的目的。


貳、過程

2018年CMP專屬年會於11月16-18日在美國阿拉巴馬州伯明罕市(Birmingham, Alabama, USA)召開為期三天的研習會議。此三天的會議,正式會議始於會議首日下午,於第三天的中午結束。三天的議程包含:

1、會議首日:開幕專題演講、歡迎晚宴

2、會議次日:上午由一場專題演講展開議程,在二次的中場休息之間,辦理二場分組研討活動,同時舉辦數個主題的研討會;午餐後是另一場專題演講,休息後再進行另一場分組研討活動。分組研討活動結束時,為一場由贊助者提供的餐會活動,用以增進贊助者與聽眾的交流、促進商機。

3、會議終日:以一場分組研討會和閉幕專題演講作結,並由下屆的地主提供午餐,進行宣傳。


一、與會過程

本次的年會以奉獻 (Contribute)、啟發(Inspire)與提昇(Elevate)作為年會的三大主題,期許與會者透過參與CMP 專屬年會,提供賦予所屬產業成長與進展的機會。在年會前徵求領導學習團體的專業人士,於正式會議前,擔任志工參與CMP 考試發展方向的討論會,是與會者能夠貢獻一己之力的方法之一。

而在年會活動中,了解作為會議專業人士的同儕,在此互動密切、相互激勵的環境中所遭遇的障礙是啟發CMP們精進思考的原則。參與年會者在追求提升個人職涯進程,獲得CE學分之餘,同時也能增進專業和知識,提昇視野。

此三項主題的訂定,也希望能夠鼓勵至伯明罕市的與會者,能夠從美國歷史和人權運動的發展中,學習到足以貢獻、啟發並提昇產業和世界的新視野和方法。

大會揭櫫的與會目的有五:

1、透過包含由業界專家所引領的研討會在內的活動,增進包括風險管理(Risk management)、音樂版權(Music licensing)、會議設計(Meeting design)、參與者體驗(Attendee experience)、規劃者/供應商關係建立(Planner/supplier relationship building)等諸面向之活動產業相關的知識與技能。

2、聆聽業界的專題演講者所帶來的心智挑戰

3、擴展專業人脈

4、獲得認證更新需求的繼續教育的時數:與會者可獲得9,5個小時的時數證明,若參與會前活動,最高可再獲得9小時的認證時數。

5、經由參與推動我們所有人前進的尖端對話,為未來做出貢獻!

11月15日晚間抵達伯明翰威斯汀酒店(Westin Birmingham)後,16日早上8:30即投入事先報名的會前活動,在年會正式開始前,參與了二場精彩的互動研習活動及首次與會者的簡報活動,解決了與會前一直無法連線的大會應用軟體的問題,隨著年會時程的安排與進展(年會之詳細議程如附件一、附件二),參與每一個時段的活動,在緊湊的時程中排中,接受各種心智與能力的挑戰,獲得滿滿的收穫。由於是與會者中少見的東方人,因此備受關注。包含會前活動的議程簡表如表一所示。

表一、2018年CMP 專屬年會議程簡表

日期與時間

議程

備註

11/15(四)

 

會前活動

12:00 p.m. – 5:00 p.m.

報到

 

1:00 p.m. – 5:00 p.m.

永續活動專業認證課程模組

需額外付費註冊

11/16(五)

 

 

7:30 a.m. – 2:30 p.m.

CMP考試發展

邀請於9/30前登記的符合資格的學群領導者參與

8:00 a.m. – 5:00 p.m.

報到

 

8:30 a.m. – 11:30 a.m.

醫療保健會議(上午場)

事先登記

9:00 a.m. – 3:00 p.m.

永續活動專業認證課程模組

 

10:30 a.m. –1:00 p.m.

伯明罕美食之旅

伯明罕會議旅遊局(CVB)贊助,需事先登記

11:30 a.m. – 1:00 p.m.

午餐自理

希望與會者能夠至伯明罕市CVB建議的餐廳與三五好友一起用餐

1:00 p.m. – 3:00 p.m.

醫療保健會議(下午場)

 

1:00 p.m. – 3:30 p.m.

災難經驗:風險管理模擬

事先登記

1:00 p.m. – 5:00 p.m.

茶點桌(自由取用)

伯明罕CVB供應

1:00 p.m. – 5:00 p.m.

贊助者市集展攤交流

 

3:45 p.m. – 4:15 p.m.

首次參與者簡報會

 

4:30 p.m. – 6:00 p.m.

開幕專題演講:Make your meeting re-memorable 及  Conversations that matter

 

6:00 p.m. – 10:00 p.m.

接駁車巡迴接送與會者往來會場與晚宴場地

 

6:30 p.m. – 9:30 p.m.

2018 CMP Conclave 開幕歡迎晚宴

於Sloss Furnace舉辦,伯明罕CVB贊助

11/17(六)

 

 

7:00 a.m. – 5:00 p.m.

報到

 

8:00 a.m. – 9:30 a.m.

早餐、4 場EventX 短講

 

9:45 a.m. – 4:30 p.m.

IMEX-MPI-MCI 未來領袖論壇(限學生參與)

另行註冊參加

9:45 a.m. – 10:45 a.m.

分組研討

 

10:45 a.m. –11:15 a.m.

贊助者市集展攤交流

 

10:45 a.m. – 5:00 p.m.

茶點桌(自由取用)

 

11:15 a.m. –12:15 p.m.

分組研討

 

12:15 p.m. – 1:45 p.m.

午餐、 綜合座談:You have 7 seconds. Make them count!

 

2:00 p.m. – 3:00 p.m.

分組研討

 

3:00 p.m. – 3:30 p.m.

贊助者市集展攤交流

 

3:30 p.m. – 4:30 p.m.

分組研討

 

4:30 p.m. – 6:00 p.m.

贊助單位提供的歡迎茶會

 

11/18(日)

 

 

7:30 a.m. – 9:00 a.m.

早餐

 

8:00 a.m. – 9:00 a.m.

CMP 學習團體領袖咖啡小聚

 

8:00 a.m. – 9:30 a.m.

社福活動:節慶禮物捐贈

伯明罕兒童醫院

9:30 a.m. – 10:30 a.m.

分組研討

 

10:45 a.m. – 12:00 p.m.

閉幕專題演講:Five steps to make the impossible possible

 

12:00 p.m. – 1:00 p.m.

午餐

明年主辦城市科羅拉多泉市的行銷晚宴

1:00 p.m. – 2:30 p.m.

伯明罕人權之旅

伯明罕CVB提供

 

二、場館介紹

2018年CMP專屬年會在美國阿拉巴馬州的伯明罕市(Birmingham)舉行。伯明罕市因鋼鐵工業而興起,鋼鐵業的遺跡散佈在全市各地,開幕歡迎晚宴的舉辦地點就選在可以展現該市鋼鐵工業風貌的Sloss Furnace 國家歷史地標舉行,讓與會者有機會沈浸在冶煉鋼鐵的過往歷史之中。伯明罕市是饒富美國南方特色的城市,同時以在1960年代美國民權運動中的突出地位而聞名,在經歷了爭取平權的激烈抗爭運動的過往中,伯明罕市也擁有國際化繁榮進步的一面。

此次的會議選擇在伯明翰-傑佛遜會議中心(Birmingham-Jefferson Convention Complex, BJCC)舉行,BJCC是阿拉巴馬州最大的會議場館,會議設施建築群形成一個廣大的會議中心區。 BJCC擁有350,000平方呎的會議和展覽空間,包括一個18,000個座位的圓形劇院會議空間(Legacy Arena)和兩個4,000個座位的劇院,伯明翰喜來登酒店(The Sheraton Birmingham Hotel)  和伯明翰威斯汀酒店(Westin Birmingham)這兩家酒店也是會議中心的一部分,二家酒店以互相連結的天橋和會議場館相通,本次會議的主要研討室和宴會廳,多位於鄰近喜來登酒店的一側,威斯汀酒店則在喜來登酒店住宿額滿時,提供與會者特惠的住宿方案。此建築群的範圍還涵蓋了上城娛樂區和Topgolf高爾夫球場,與會者可以就近至餐廳用餐、逛街或打高爾夫球。

 

 

 圖一、BJCC建築群相對位置圖 (引自:https://www.birminghamal.org/wp-content/uploads/2018/02/bjcc_map.png)

 

圖二、從飯店連通天橋拍攝的BJCC主場館外觀

 

圖三、BJCC與飯店之連通道

三、特殊活動介紹

CMP專屬年會除了會前的二項與專業認證有關的課程模組和研討活動外,同時隨著會議的期程,提供與會者多項交流聯誼的社交活動。茲依活動性質、辦理日期與時間敘述如下:

 

1、認證課程模組

(1)、永續活動專業認證課程模組(sustainability event professional certificate programme):於11/15(四)下午開始至11/16(五)下午3:00止,進行為期一天半9個小時的認證考試課程模組研習活動,此活動需額外付費註冊。

(2)、醫療健康照護會議(Medical Healthcare Meetings):大會提供二場醫療會議相關之會前活動於11/16(五)分上下午二場舉行,與會者可自行選擇是否參與。二場的內容不同,皆參加者可獲得具備參加CMP-HC考試的訓練時數(5小時)。由於我短期內沒有機會規劃或參與醫療健康照護會議,暫時亦無參與CMP-HC的打算,因此只選擇參加上午場的活動,以便能利用此難得的機會,參與其他的研討活動,增進知能。

 

2、會前研討活動

(1)、CMP考試發展會議:11/16(五)由上午7:30至下午2:30舉行,是事先報名並經審核通過、受邀的學習團體領袖參與考試發展討論會。

(2)、災難經驗-風險管理模擬:11/16(五)下午1:00至3:00舉行。是需於事前報名的研討活動。

 

3、社交聯誼活動

(1)、11月16日(五)上午10:30~12:30 伯明罕美食之旅(預約活動):是漫步伯明罕市區,品嚐美食,體驗人文風味的半日旅程。

(2)、11月16日(五)下午3:45~4:15 首次參與簡報會:提供首次與會者會議簡介,以增進與會體驗,同時回覆疑問、提供協助,並與其他CMP相見歡。

(3)、11月16日(五)下午6:30~9:30開幕晚宴:由伯明罕會議旅遊局CVB提供,在伯明罕市內的國家歷史地標Sloss Furnaces舉行。

(4)、11/17(六)下午4:30~6:00贊助者提供的歡迎茶會:在大宴會廳門廳舉行的簡單茶會,除了提供與會者互相交流的機會,也可以和此次會議的所有贊助者進行面對面的溝通與諮詢,為贊助者提供經營品牌、促進商機的機會。

(5)、11月18日(日)上午8:00~9:30社福活動-募集節慶禮物:由EIC發起向所有CMP募集適合兒童的節慶禮物,捐給非營利的私立阿拉巴馬兒童醫院的病童。捐贈者依據需求清單,捐贈手工藝用品、有助於感覺統合、適合各年齡層的玩具和書籍,於報到時及11/18(日)上午8:00至9:30拿到會場,由工作人員裝進禮物袋裡,在即將來臨的感恩節假期,可以提供病童和陪伴的家人更為豐富的活動,和抒發壓力的管道。我也事先從臺灣帶了四包臘光色紙,共襄盛舉。

(6)、11月18日(日)上午8:00~9:00CMP 學習團體領袖咖啡小聚:參與11/16 CMP 考試檢討會議的學習團體領袖與EIC辦理認證的工作團隊的聚會活動,交流CMP認證考試的相關事宜。

(7)、11月18日(日)下午1:00伯明罕人權之旅:為會後的城市旅行。參與者於11/18(日)會議結束後,至飯店門口乘車前往紀念1950-1960年代間風起雲湧的黑人民權運動,所設立的伯明罕人權紀念館參觀。

 

4、贊助活動:11月17日(六) 7:30~16:30 IMEX-MPI-MCI未來領袖論壇:邀請在大學或學院學習會展、旅遊或服務的最後一年學生參加論壇,透過支持考慮在會議和活動業發展職業生涯的學生來參與。除了參與論壇的機會外,學生還有機會參加精選的CMP專屬年會活動,並可能申請到11月15日至16日參加在年會前辦理的永續活動專業認證課程模組的獎學金。論壇的重點是為學生提供當前行業觀點,和會議專業人士的知識,並提供高品質的交流機會,同時幫助他們從學術教育過渡到職業生涯。歷年來有超過95%的參與者表示,參與未來領袖論壇之後,他們更有可能進入會議產業。

 

、舉辦地點之城市行銷

伯明罕市的會議旅遊局(CVB)利用協辦與贊助活動,在各種場合透過不同的資訊供給和活動方式行銷城市,方法如下:

(1)、報到區旁設立提供諮詢服務:由專人提供旅遊諮詢服務、地圖摺頁、旅遊手冊等,讓與會者能瞭解伯明罕市與BJCC週遭環境。

(2)、每日會場茶點桌:伯明罕會議旅遊局CVB 提供茶點供與會者取用,並提供餐廳的相關資訊。

(3)、每日會場贊助者市集(Sponsor Marketplace)展攤設攤:在門廳區的贊助者市集設攤,發送歷史事件繪圖冊,利用邀與會者著色的全市地圖,讓與會者接觸伯明罕市的地理概況。

(4)、提供11月16日(五)上午10:30~12:30 舉行的伯明罕美食之旅(預約活動):讓參與活動者透過漫步伯明罕市區,品嚐美食,體驗人文風味,瞭解當地文化。

(5)、開幕典禮仿馬丁路德.金恩牧師演出知名的「我有一個夢」演說,並由副市長代表CVB致歡迎詞,使與會者對伯明罕市的歷史和文化產生連結。

(6)、提供11月16日(五) 下午6:30~9:30的開幕晚宴:在伯明罕市內的國家歷史地標Sloss Furnaces舉行。Sloss Furnaces是伯明罕重要的產業遺址,曾是世界上最大的生鐵製造廠,營運期從1882年延續至1970年,對伯明罕的產業發展和經濟推動至關重要。作為工業革命後的重要紀念物,煉鐵工廠的遺址不但提供參與者一窺伯明罕歷史進程的機會,也可以透過現場的煉鐵遺跡、設施、展示和鐵工藝品,瞭解這個會議地點的多樣風貌。而晚宴本身以悠閒的爵士樂團、自助餐點供應,提供參與者一段悠閒而自由的時光。伯明罕會議旅遊局並以鐵製鎮紙致贈參與此項活動的人,讓全由樂團控場的美好回憶延續。

(7)、提供11月18日(日)下午1:00的伯明罕人權之旅:為會後的城市旅行。參與者於11/18(日)會議結束後,至飯店門口乘車前往紀念1950-1960年代間風起雲湧的黑人民權運動,所設立的伯明罕人權紀念館參觀。透過解說員的引導解說、短片介紹、展示設施和互動設備,讓參加活動的人可以理解保守的南方阿拉巴馬州,黑人所受到的不平等待遇,及引發大規模抗爭與民權運動的過程。雖然運動的結果,終於使受壓迫者身而為人的權利獲得改善,但人權的普世價值仍需要透過不斷的努力,才有機會讓受迫者獲得平等的對待。